Receptionniste

L’Agent.e d’accueil joue un rôle essentiel dans la création d’un environnement chaleureux, accueillant et efficace, tout en assurant le bon déroulement des opérations quotidiennes. En tant que premier point de contact, cette personne établit une interaction professionnelle et conviviale, laissant une impression positive et durable.

Au-delà de la gestion de la réception, l’Agent.e d’accueil favorise l’organisation et la communication, en collaborant avec des équipes telles que l’hospitalité, les installations et l’informatique, ainsi qu’avec ses homologues de Toronto, Los Angeles et Paris. Ce rôle dynamique contribue également à enrichir la culture du lieu de travail en soutenant des événements et des activités visant à créer des liens et à offrir une expérience inspirante à tou.te.s nos visiteur.euse.s et employé.e.s.

Si vous pensez être la/le candidat pour ce rôle, n'hesitez pas a appliquer!


Avantages
- Équipe dynamique et en croissance;
- Culture de travail d’équipe (cerveau collectif);
- Rôle temporaire avec possibilité de devenir permanent
- Salaire compétitif

Responsabilités
Services aux invité.e.s et employé.e.s

Accueillir les employé.e.s, client.e.s et invité.e.s avec énergie positive, professionnalisme et attention sincère, en s’assurant que les demandes soient rapidement dirigées vers les ressources appropriées.
Faciliter l’enregistrement des visiteur.euse.s, y compris la signature de NDA et l’émission de porte-nom.
Gérer les appels entrants, courriels et messages sur plusieurs plateformes.
Gérer les prêts de cartes d’accès et les demandes de stationnement, en s’assurant d’un suivi et d’une validation adéquats.
Répondre aux demandes des employé.e.s, les documenter et les rediriger vers les bons départements.

Hospitalité

Répondre aux besoins des invité.e.s et client.e.s en proposant café et rafraîchissements.
Soutenir la préparation des salles de réunion, y compris la gestion de traiteurs et de services de boissons.
Contribuer à la planification et à l’exécution d’événements internes et pour les client.e.s.
Créer et gérer l’ambiance du bureau, notamment la sélection musicale.

Opérations

Gérer les envois et réceptions de courrier et colis, en veillant au respect des règles douanières et budgétaires.
Participer à la gestion des inventaires pour la boutique, les commandes en ligne et les trousses de bienvenue pour les nouvelles recrues.
Maintenir le calendrier des horaires après les heures d’ouverture pour la sécurité, la maintenance et les événements, en informant et en rappelant les parties prenantes.
Fournir un soutien administratif, incluant la rédaction de guides, le suivi des dépenses, la mise à jour des listes de fournisseurs et d’autres tâches administratives.
Superviser la gestion des cartes d’accès pour les processus d’intégration et de départ.
Aider à la rédaction et à la mise à jour des documents et manuels de processus.
Support pour les déplacements et hébergements

Soutenir les réservations et la logistique pour les propriétés appartenant à l’entreprise.
Organiser les déplacements locaux pour les employé.e.s, client.e.s et invité.e.s.
Répondre aux demandes liées aux voyages et déplacements et les rediriger vers les parties prenantes ou les fournisseurs externes.
Culture

Gérer les réservations de la loge au Centre Bell, le service-traiteur et l’attribution des billets.
Répondre aux demandes liées aux activités et événements internes avec une approche orientée service à la clientèle.
Participer activement aux portails et canaux de communication internes.
Siéger aux comités de santé et sécurité et assurer la préparation en premiers soins.

Qualifications
Présence sur site, du lundi au vendredi, avec flexibilité pour les matins tôt ou les soirées tardives au besoin.
Diplôme d’études secondaires requis.
Expérience dans l’accueil et la réception ou dans l’hospitalité privilégiée.
Connaissance des outils ERP tels que Monday, Expensify, OfficeSpace, et Google Workspace (un atout).
Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à prioriser et à organiser son temps efficacement.
Grand sens de la discrétion et de la confidentialité.
Orientation service à la clientèle avec une attitude professionnelle et accueillante.

Sommaire
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Au plaisir de vous parler

L’humain en tête!

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