Vous êtes un professionnel de l'administration expérimenté à la recherche d'un nouveau défi ? Le domaine de la gestion immobilière vous intéresse ? Voulez-vous travailler pour une entreprise de grande réputation qui gère des immeubles de prestige au cœur du centre-ville de Montréal ? Si c'est le cas, ce poste pourrait être pour vous !
...
Notre client, l'un des plus importants propriétaires d'immeubles de première classe, est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) dynamique.
Avantages
-Poste permanent, 35 heures/semaine
-Place de parking intérieur payée
-Poste au bureau du lundi au jeudi et travail à distance le vendredi
-Demi-journées d'été
-Horaires de travail flexibles
-Salaire compétitif et prime de fin d'année
-3 semaines de vacances, 6 jours personnels et 10 jours de maladie
-Plan d'assurance complet pris en charge par l'entreprise
Responsabilités
L’employé est chargé d’effectuer des tâches administratives liées à la gestion quotidienne d’un immeuble de bureaux, telles que:
Assister le gestionnaire immobilier dans ses tâches administratives
Services aux locataires (généralités) :
o Répondre aux demandes de services des locataires (par téléphone, courriel ou Angus).
o S’assurer que les services aux locataires, les tâches et les demandes sont assignés aux techniciens appropriés,
o Assurer le suivi avec les techniciens et clôturer les bons de travail et les compléter pour la facturation.
o Produire et envoyer des avis aux locataires
o Travailler avec l’équipe de sécurité pour gérer le système de cartes d’accès du bâtiment.
o Envoyer les manuels du locataire aux nouveaux locataires et coordonner l’intégration.
o Mettre à jour les supports numériques ou imprimés dans les espaces communs de l’immeuble.
PO et contrats :
o Maintenir un résumé des contrats de l’immeuble
o Création, envoi et suivi de tous les bons de commande (PO).
Factures - Comptes fournisseurs :
o Gérer la réception de toutes les factures
o Faire correspondre les factures entrantes avec les bons de commande existants.
o Télécharger et traiter toutes les factures dans AVID.
o Ajouter les documents complémentaires à la facture et au bon de commande (calendriers,
devis, approbations, etc.).
o S’assurer que les factures sont traitées et envoyées au siège dans un délai de deux
Semaines.
Facturation aux locataires :
o Envoyer, recevoir et traiter les devis approuvés par les locataires.
o Compiler toutes les pièces justificatives de la facturation et veiller à ce que la demande soit
transférée au gestionnaire immobilier.
o Une fois le travail terminé, transmettre la documentation finale (devis, bon de commande et
facture) au service comptable.
Tâches générales de bureau :
o Coordination de l’équipement de bureau (machine à timbrer, imprimantes, etc.) et de toute
commande de papeterie.
o Obtenir les heures de travail des techniciens et soumettre une comptabilité mensuelle au
gestionnaire immobilier. Soumettre au siège social une fois validé.
o Effectuer les rapports de petite caisse et de dépenses ; soumettre la compilation au
gestionnaire immobilier pour validation finale avant de la transférer au comptable immobilier.
o Tenir à jour les coordonnées des locataires et des fournisseurs.
Assurance
o Collaborer avec les fournisseurs et le siège social pour s’assurer que les certificats
d’assurance sont conformes.
Stationnement (si applicable) :
o Suivre et contrôler les demandes de stationnement et les paiements mensuels.
o Activer et désactiver les cartes d’accès
Qualifications
- Être parfaitement bilingue, tant à l'écrit qu'à l'oral, étant donné que le candidat devra être en mesure de communiquer avec des clients des États-Unis, d'Europe et d'autres régions ;
- Être titulaire d'un diplôme d'études collégiales (DEC - administration) ; ou être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles (DEP - secrétariat) et posséder deux (2)années d'expérience pertinente ;
- Connaissance du système d'exploitation Microsoft Windows et des logiciels Office, y compris Word et Excel ;
- Connaissance d'Adobe (pour gérer les PDF) ;
- La connaissance du logiciel Angus est un atout.
- La connaissance du logiciel Avid est un atout.
- Très à l'aise avec les systèmes informatiques
Sommaire
Ce poste vous intéresse ?
Veuillez postuler à cette offre directement ou envoyez-nous un courriel en tout temps à tamara.cobrin@randstad.ca.
Si vous connaissez des gens intéressés par des postes en soutien administratif, n’hésitez pas à leur fournir nos coordonnées. Il nous fera plaisir de les aider!
Pour obtenir plus d’informations sur ce poste et tous les autres postes présentement disponibles, rendez-vous au www.randstad.ca.
Nous attendons votre CV avec impatience!
Tous les cv reçus seront examinés à part égal.
Seul les candidat(e)s sélectionné(es) seront contacté(e)s
Randstad Canada, 525, avenue Viger Ouest, bureau 501, Montréal, Québec H2Z 0B3
Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.
Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.
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Vous êtes un professionnel de l'administration expérimenté à la recherche d'un nouveau défi ? Le domaine de la gestion immobilière vous intéresse ? Voulez-vous travailler pour une entreprise de grande réputation qui gère des immeubles de prestige au cœur du centre-ville de Montréal ? Si c'est le cas, ce poste pourrait être pour vous !
Notre client, l'un des plus importants propriétaires d'immeubles de première classe, est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) dynamique.
Avantages
-Poste permanent, 35 heures/semaine
-Place de parking intérieur payée
-Poste au bureau du lundi au jeudi et travail à distance le vendredi
-Demi-journées d'été
-Horaires de travail flexibles
-Salaire compétitif et prime de fin d'année
-3 semaines de vacances, 6 jours personnels et 10 jours de maladie
-Plan d'assurance complet pris en charge par l'entreprise
Responsabilités
L’employé est chargé d’effectuer des tâches administratives liées à la gestion quotidienne d’un immeuble de bureaux, telles que:
Assister le gestionnaire immobilier dans ses tâches administratives
Services aux locataires (généralités) :
...
o Répondre aux demandes de services des locataires (par téléphone, courriel ou Angus).
o S’assurer que les services aux locataires, les tâches et les demandes sont assignés aux techniciens appropriés,
o Assurer le suivi avec les techniciens et clôturer les bons de travail et les compléter pour la facturation.
o Produire et envoyer des avis aux locataires
o Travailler avec l’équipe de sécurité pour gérer le système de cartes d’accès du bâtiment.
o Envoyer les manuels du locataire aux nouveaux locataires et coordonner l’intégration.
o Mettre à jour les supports numériques ou imprimés dans les espaces communs de l’immeuble.
PO et contrats :
o Maintenir un résumé des contrats de l’immeuble
o Création, envoi et suivi de tous les bons de commande (PO).
Factures - Comptes fournisseurs :
o Gérer la réception de toutes les factures
o Faire correspondre les factures entrantes avec les bons de commande existants.
o Télécharger et traiter toutes les factures dans AVID.
o Ajouter les documents complémentaires à la facture et au bon de commande (calendriers,
devis, approbations, etc.).
o S’assurer que les factures sont traitées et envoyées au siège dans un délai de deux
Semaines.
Facturation aux locataires :
o Envoyer, recevoir et traiter les devis approuvés par les locataires.
o Compiler toutes les pièces justificatives de la facturation et veiller à ce que la demande soit
transférée au gestionnaire immobilier.
o Une fois le travail terminé, transmettre la documentation finale (devis, bon de commande et
facture) au service comptable.
Tâches générales de bureau :
o Coordination de l’équipement de bureau (machine à timbrer, imprimantes, etc.) et de toute
commande de papeterie.
o Obtenir les heures de travail des techniciens et soumettre une comptabilité mensuelle au
gestionnaire immobilier. Soumettre au siège social une fois validé.
o Effectuer les rapports de petite caisse et de dépenses ; soumettre la compilation au
gestionnaire immobilier pour validation finale avant de la transférer au comptable immobilier.
o Tenir à jour les coordonnées des locataires et des fournisseurs.
Assurance
o Collaborer avec les fournisseurs et le siège social pour s’assurer que les certificats
d’assurance sont conformes.
Stationnement (si applicable) :
o Suivre et contrôler les demandes de stationnement et les paiements mensuels.
o Activer et désactiver les cartes d’accès
Qualifications
- Être parfaitement bilingue, tant à l'écrit qu'à l'oral, étant donné que le candidat devra être en mesure de communiquer avec des clients des États-Unis, d'Europe et d'autres régions ;
- Être titulaire d'un diplôme d'études collégiales (DEC - administration) ; ou être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles (DEP - secrétariat) et posséder deux (2)années d'expérience pertinente ;
- Connaissance du système d'exploitation Microsoft Windows et des logiciels Office, y compris Word et Excel ;
- Connaissance d'Adobe (pour gérer les PDF) ;
- La connaissance du logiciel Angus est un atout.
- La connaissance du logiciel Avid est un atout.
- Très à l'aise avec les systèmes informatiques
Sommaire
Ce poste vous intéresse ?
Veuillez postuler à cette offre directement ou envoyez-nous un courriel en tout temps à tamara.cobrin@randstad.ca.
Si vous connaissez des gens intéressés par des postes en soutien administratif, n’hésitez pas à leur fournir nos coordonnées. Il nous fera plaisir de les aider!
Pour obtenir plus d’informations sur ce poste et tous les autres postes présentement disponibles, rendez-vous au www.randstad.ca.
Nous attendons votre CV avec impatience!
Tous les cv reçus seront examinés à part égal.
Seul les candidat(e)s sélectionné(es) seront contacté(e)s
Randstad Canada, 525, avenue Viger Ouest, bureau 501, Montréal, Québec H2Z 0B3
Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.
Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.
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