Adjoint-e administratif-ve / opérations

Notre client, l'un des plus importants propriétaires d'immeubles, est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) dynamique et polyvalente, pour une entrée en poste immédiate.

Avantages
-Poste temporaire, 35 heures/semaine
-Poste au bureau du lundi au vendredi
-Demi-journées d'été
-Horaires de travail flexibles
-Salaire compétitif
-2 semaines de vacances, 3 jours personnels
-Plan d'assurance


Responsabilités
Tout en assistant la gestionnaire immobilier l'adjoint administrtaif est chargé d’effectuer des tâches administratives liées à la gestion quotidienne d’un immeuble de bureaux.

Les tâches principales sont les suivantes :


Collaboration avec les locataires :
Coordonner les visites de maintenance, les visites de locataires potentiels et les interventions des assureurs et autres autorités.
Répondre aux demandes des locataires et coordonner avec l’équipe de maintenance.
Rédiger des lettres et courriels (avis, demandes, etc.).
Suivre les demandes et renouvellements d’assurances des locataires.
Organiser les travaux des entrepreneurs et des professionnels avec les locataires et le gestionnaire.
Mettre à jour les ententes de services des locataires.
Administrer le système GMAO (création de bons de travail, demandes de services, rapports de performance).

Collaboration avec l’équipe de sécurité, d’entretien ménager et mécanique :
Organiser des réunions trimestrielles avec les responsables de chaque département.
Assurer la coordination avec les services technologiques.
Informer quotidiennement toutes les équipes des événements en cours ou à venir.

Service de comptabilité :
Créer et envoyer des bons de commande (PO) via Yardi.
Saisir les paiements de factures et suivre les soumissions des services externes.

Collaboration avec les fournisseurs :
Demander des soumissions et suivre les dates de livraison/travaux.
Mettre à jour les inventaires et les contrats.
Assurer le suivi des maintenances périodiques et vérifier la conformité des dossiers fournisseurs (assurances, RBQ, etc.).

Support à la gestionnaire :
Effectuer des tâches administratives (agenda, courrier, classement, correspondance).
Apporter un soutien pour la préparation des offres, demandes et rapports.
Inspecter les lieux et signaler les réparations nécessaires à l’équipe de maintenance.
Gérer les commandes de papeterie et breuvages en respectant le budget.
Remplacer la gestionnaire en son absence et produire divers documents.
Gérer la correspondance et effectuer toutes autres tâches connexes demandées.

Qualifications
- Être parfaitement bilingue, tant à l'écrit qu'à l'oral, étant donné que le candidat devra être en mesure de communiquer avec des clients anglophones
- Être titulaire d'un diplôme d'études collégiales (DEC - administration) ; ou être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles (DEP - secrétariat) et posséder deux (2)années d'expérience pertinente ;
- Connaissance du système d'exploitation Microsoft Windows et des logiciels Office, y compris Word et Excel ;
- Connaissance d'Adobe (pour gérer les PDF) ;
- La connaissance du logiciel Angus est un atout.
- La connaissance du logiciel Avid est un atout.
- Très à l'aise avec les systèmes informatiques

Sommaire
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Envoyez-nous un courriel en tout temps à morgane.gonsaud@randstad.ca.

Si vous connaissez des personnes intéressés par des postes en soutien administratif, n’hésitez pas à leur fournir nos coordonnées. Il nous fera plaisir de les aider!

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Tous les cv reçus seront examinés à part égal.

Seul les candidat(e)s sélectionné(es) seront contacté(e)s


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Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

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