9 erreurs courantes à éviter lors de la clôture de fin d'année en 2024.

Préparer la clôture de fin d'année 2024 est une partie essentielle des obligations de chaque entreprise, mais les entreprises peuvent avoir tendance à se précipiter pour préparer leurs états financiers et leurs déclarations fiscales lorsque le moment arrive. Avec tant d'autres problèmes à gérer, il y a une tendance à attendre la période de dépôt, ce qui peut entraîner des erreurs coûteuses.

Examinons neuf erreurs courantes de clôture de fin d'année que les entreprises commettent, ainsi que des solutions pratiques pour les éviter ou les corriger rapidement. En adoptant une approche proactive, vous pouvez améliorer vos processus financiers et réduire le stress pour tout le monde.

erreur 1 : ne pas établir de priorités

solutions clés : Créez une liste de contrôle pour les tâches de fin d'exercice fiscal et respectez-la. Cela est essentiel pour une clôture fluide et efficace. Une liste de contrôle aide à organiser et à prioriser les activités, ce qui minimise le risque de manquer des étapes importantes.

Une fois mise en place, votre liste de contrôle sert de référence précieuse pour les préparations futures de fin d'année : vous pouvez ajuster la liste en fonction de ce qui a bien fonctionné et de ce qui n'a pas marché, fournissant ainsi un modèle solide pour l'année suivante et au-delà. En fin de compte, une liste bien organisée peut augmenter la précision et aider à garantir que votre entreprise se conforme aux lois et règlements financiers.

erreur 2 : attendre jusqu'à la dernière minute

solutions clés : Remettre la planification fiscale de fin d'année à la dernière minute peut entraîner un stress accru et une probabilité plus élevée d'erreurs en raison de la pression pour accomplir des tâches importantes rapidement. Cela limite également vos options pour les stratégies d'économie d'impôts, car beaucoup nécessitent une action avant la fin de l'année. De plus, attendre peut signifier manquer des échéances, ce qui peut entraîner des pénalités ou des déductions perdues.

Pour éviter ces problèmes, commencez votre planification fiscale tôt dans l'année, idéalement au troisième trimestre, afin de vous donner suffisamment de temps pour bien faire les choses. Travaillez avec un professionnel de la fiscalité tout au long de l'année pour identifier des opportunités et assurer la conformité avec les réglementations en évolution. Ou envisagez d'embaucher un professionnel de la finance temporaire pour soutenir votre équipe lorsque vous en avez le plus besoin.

erreur 3 : ne pas rapprocher les comptes

solutions clés : Comme pour les solutions ci-dessus, la planification est également essentielle ici. Utilisez des outils de rapprochement automatisés comme BlackLine, FloQast ou QuickBooks pour simplifier la procédure et réduire le risque d'erreurs. Mettez en place un système clair de contrôles et d'équilibres, avec différents membres de l'équipe responsables de la préparation et de la révision des rapprochements. Traitez immédiatement toute divergence ou élément inhabituel, plutôt que de les laisser s'accumuler.

Exemples de comptes que vos professionnels de la finance devraient examiner, surtout à la dernière minute :

• bancaires : Des relevés bancaires non rapprochés et des registres comptables peuvent fausser les soldes de trésorerie, entraînant une mauvaise représentation financière et une prise de décision erronée.
• clients : Négliger de rapprocher les factures en suspens risque de provoquer une perte de revenus et des rapports financiers inexacts, pouvant potentiellement induire en erreur les parties prenantes et autres.
• fournisseurs : Ne pas faire correspondre les relevés des fournisseurs avec ce que vous devez peut entraîner des dépenses déclarées plus élevées, ce qui peut fausser les états financiers et la budgétisation.

erreur 4 : erreurs de saisie manuelle

solutions clés : Investissez dans un logiciel de comptabilité qui peut automatiser la saisie des données et réduire le risque d'erreur humaine. Utilisez des pratiques de comptabilité en partie double et des rapprochements réguliers pour détecter et corriger rapidement les erreurs. Envisagez d'utiliser la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour capturer avec précision les données des documents physiques. Formez ou embauchez du personnel sur les techniques de saisie de données appropriées et établissez un système de contrôles et d'équilibres pour vérifier l'exactitude des données saisies.

erreur 5 : documents manquants

solutions clés : Pour éviter de paniquer lorsque le calme est le plus nécessaire, envisagez d'utiliser un système solide pour suivre et stocker les documents financiers tout au long de l'année. L'utilisation de logiciels de capture de reçus numériques et de gestion des dépenses, par exemple, garantit que les reçus et les factures sont correctement enregistrés et facilement accessibles. Définissez des politiques robustes pour les employés concernant la soumission en temps opportun des rapports de dépenses et autres documents financiers.

erreur 6 : reconnaissance incorrecte des revenus

solutions clés : Établissez des directives claires pour la reconnaissance des revenus qui sont conformes aux normes comptables. Mettez en place un système pour suivre et comptabiliser correctement les revenus différés, en particulier pour les entreprises avec des modèles d'abonnement ou des contrats à long terme. Vous devriez également revoir et mettre à jour régulièrement les politiques de reconnaissance des revenus pour assurer la conformité avec les réglementations en évolution. Ici aussi, l'utilisation d'un logiciel spécialisé dans la reconnaissance des revenus peut aider.

erreur 7 : mauvaise communication

solutions clés : Créez une plateforme de communication centralisée pour toutes les activités de clôture de fin d'année. Définissez clairement les rôles et responsabilités de chaque membre de l'équipe impliqué dans la clôture fiscale. N'oubliez pas de programmer des réunions régulières et des mises à jour de statut pour garantir que tout le monde soit aligné et conscient des progrès. Mettez en place un système pour documenter et partager les informations importantes, les décisions et le contexte liés aux activités financières tout au long de l'année.

erreur 8 : contrôles internes inadéquats

solutions clés : Développez un système complet de contrôles internes, incluant la séparation des tâches, les processus d'approbation et les audits réguliers. Effectuez des examens périodiques de vos systèmes de contrôle interne pour identifier et corriger toute faiblesse. Il est également crucial de fournir une formation continue au personnel sur les procédures de contrôle interne et l'importance de la conformité. Et si vous utilisez un logiciel comptable, comme suggéré ci-dessus, assurez-vous qu'il dispose de fonctionnalités de contrôle intégrées pour appliquer les politiques et prévenir les actions non autorisées.

erreur 9 : négliger ou mal calculer les obligations fiscales

solutions clés : Sans le soutien et les conseils de professionnels financiers, il peut être difficile pour les entreprises de suivre les fréquents changements des lois fiscales et d'estimer avec précision leurs obligations fiscales. Cela peut entraîner des conséquences graves, notamment :

• Pénalités financières et intérêts de retard
• Surveillance accrue et audits potentiels des autorités fiscales
• Problèmes juridiques et éventuelles poursuites
• Dommages à la réputation et à la crédibilité
• Problèmes de trésorerie dus à des factures fiscales inattendues
• Opportunités manquées d'économies et de déductions fiscales

Pour éviter ces problèmes, les entreprises doivent se tenir informées des réglementations fiscales, travailler régulièrement avec des experts fiscaux, et maintenir des dossiers financiers précis tout au long de l'année.

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