comment intégrer de nouveaux employés en travaillant à distance.

Débuter un nouvel emploi est toujours un moment excitant lors duquel l’employeur et le nouvel employé fondent plusieurs espoirs. Sur un lieu de travail physique, les employeurs et les responsables rencontrent leurs nouveaux employés en leur réservant un accueil chaleureux : ils les présentent à leurs nouveaux collègues, les orientent et les préparent à prendre possession de leur nouveau rôle. Aujourd'hui, les lieux de travail conventionnel ont évolué et il en va de même pour leurs traditions. De plus en plus d’employés travaillent de leur poste à la maison. Depuis l’éclatement de la pandémie de la COVID-19 s’observe, évidemment, une hausse fulgurante du nombre d’employés en télétravail.  

 Les responsables de l’embauche et les dirigeants qui n’ont jamais fait l’expérience d'accueillir de nouveaux employés à distance se voient devant une toute nouvelle réalité. Souvent, ces derniers ne savent pas par où commencer et s’interrogent sur plusieurs aspects de l’intégration de leurs nouveaux employés : de quels outils et ressources les nouveaux employés ont-ils besoin, comment puis-je m’assurer qu’ils se sentent soutenus à distance, etc. En effet, l'intégration de nouveaux employés en télétravail nécessite une approche personnalisée, qui correspond à vos valeurs, à votre secteur d’activité et à la personnalité de votre entreprise.

 Voici un guide pour vous soutenir dans cette intégration à  distance. Ce dernier vous aidera à partir du bon pied avec vos nouveaux employés, et ce, même si vous ne pouvez pas les accueillir sur votre lieu de travail physique.

créer une trousse d’intégration numérique

Mettez toutes les chances de votre côté pour vous assurer que les nouveaux employés sont bien préparés, dès leur premier jour. L’équipe des RH sera de bon conseil pour vous soutenir dans la création d’une trousse d’intégration complète et efficace.  Idéalement, faites-la parvenir aux nouveaux employés plusieurs jours avant leur date officielle de début. Ils auront ainsi la chance de prendre connaissance de l’ensemble des documents qui s’y trouvent et aussi d’intégrer les sujets importants.

 Ce que doit contenir votre trousse d’intégration numérique:

• Documents, formulaires et autres documents à signer : l’offre d’emploi, une copie numérisée de la carte d'identité du nouvel employé, le formulaire de non-concurrence, les formulaires d'avantages sociaux, etc.
• Manuel de l'employé, politique de confidentialité pour les données informatiques, informations et coordonnées du service d'assistance
• Accès et mots de passe pour les logiciels requis, leurs divers comptes et leur compte de courriel professionnel.

Dans le cas où du matériel physique comme un ordinateur portable ou un téléphone est fourni, assurez-vous de l’expédier à l'avance - surtout en période de crise où les dates de réception de colis sont incertaines! Il est essentiel que les nouveaux employés aient tous leurs outils dès leur premier jour. 

Il s’avère également une excellente idée de programmer une réunion virtuelle avec un membre de l’équipe des RH la semaine précédant la date de début de l’employé. Cela lui permettra de poser ses questions sur la trousse d’intégration numérique et de partager ses interrogations quant à son commencement au sein de l’entreprise.

établir un plan et un calendrier de formation

Pour la plupart des nouveaux employés, être préparé à son premier jour de travail permet d’être plus confiant et plus performant. Pour les aider à maintenir un bon niveau de confiance et de productivité, il est judicieux de dresser un plan de formation qu'ils peuvent suivre et faire progresser dès leur premier jour.

Les meilleures pratiques comprennent :

• la planification et la programmation des séances de formation
  
  Identifiez les formateurs du nouvel employé et impliquez-les dans la création d’un calendrier de séances de formation : les sujets à traiter, leur séquence, les moments où auront lieu les périodes de formation, etc.
• programmer des événements dans leur calendrier
  
  Un calendrier où se trouvent des choses à faire et des informations clés à portée de main peut aider les nouveaux employés à se sentir utiles rapidement.
• s’assurer de la disponibilité et de la préparation des formateurs
  
  Si plusieurs personnes ont comme rôle de former un nouvel employé, assurez-vous qu'elles sont avisées des sujets à enseigner et qu'elles ont le matériel requis à disposition.
• préparer les documents de formation et les aide-mémoire
  
  Ajoutez des informations clés auxquelles le nouvel employé peut se référer rapidement lorsqu'il commence à travailler de manière autonome.
• répartir les séances de formation sur plusieurs jours
  
  Rien ne sert de courir. Au contraire, trop d’informations pourraient en décourager ou en paralyser quelques-uns.
• utiliser une plateforme de visioconférence sécurisée
  
  Assurez-vous que la plateforme permet au formateur de partager son écran - certaines donnent accès à un tableau blanc virtuel pour dessiner, au besoin. La plateforme doit également permettre une communication bidirectionnelle.

commencer par une rencontre vidéo en face à face 

Mettre des visages sur des noms est une étape cruciale dans l’intégration du nouvel employé. Les responsables de l’intégration gagnent à planifier des réunions vidéo en face à face dès le premier jour.

D’ailleurs, il est bien de commencer par une visioconférence entre le nouvel employé et son supérieur direct. Ce dernier est souvent responsable de la supervision de la formation, donc il s’agit du moment idéal pour en expliquer les grandes lignes. Une rencontre vidéo avec l'équipe peut suivre cette première conférence, afin que la nouvelle recrue puisse se présenter à ses collègues avant de se mettre au travail. Faites en sorte que chacun se présente à tour de rôle, pour dire quelques mots sur sa personne et explique son rôle en tant qu’employé.  

utiliser des outils pour uniformiser la formation

Augmentez l'efficacité de votre formation en pré enregistrant des capsules vidéo portant sur les  processus ou les compétences simples que doivent apprendre les nouveaux employés. Cela leur permettra de prendre une pause de la formation intensive par visioconférence ou par téléphone. N'oubliez pas de planifier un échange avec le nouvel employé pour vérifier que ces capsules sont bien claires et qu’il n’a pas de questions à leur effet. 

Bien que les capsules vidéos préenregistrées permettent de gagner du temps, il est important d'éviter d'en faire le seul moyen de former les employés. On veut évidemment exploiter leur aspect pratique et flexible, mais si l’on en abuse, elles peuvent provoquer un sentiment d’isolement et revêtir un aspect impersonnel. Nous conseillons donc de trouver l’équilibre entre la formation par vidéo et la formation par vidéoconférence. D’ailleurs, vos employés actuels seront de bon conseil pour vous informer des sujets pertinents à mettre en capsules préenregistrées.

préparer des activités qui renforcent l'apprentissage

Parfois, les nouveaux employés ont besoin d'une transition entre la notion et la pratique, particulièrement s'ils travaillent à distance. Pour que l'apprentissage soit efficace, créez des capsules d’exercices qui mettent au défi leurs nouvelles compétences et les processus récemment appris.

Ici, il est crucial de définir clairement vos attentes et vos objectifs en vue de ces exercices pour le nouvel employé. Assurez-vous de lui mentionner que ses collègues sont disposés à l'aider en cas d’interrogations. Selon la complexité des exercices, vous pouvez même, pour les premières tâches, affecter une personne à travailler avec lui via la visioconférence. 

essayer la formation de groupe ou le système de jumelage

Vous engagez un groupe de nouveaux travailleurs à distance? Pourquoi ne pas créer une formation de groupe, ou encore jumeler les nouveaux employés pour qu'ils apprennent ensemble! Ceci leur permettra d'apprendre tout en partageant les constats et les visions de leurs camarades de formation. Cette approche est connue pour être efficace autant sur le niveau de solidité des acquis, mais aussi sur le plan social de l’intégration des nouveaux employés.

Une autre façon de soutenir l’intégration de vos nouveaux employés est de mettre chacun d’entre eux en contact avec un collègue expérimenté. Ce dernier leur sert de référence de qualité et leur permet aussi de développer des relations d’entraide durables. Aussi, voir une tâche en cours d'exécution par un employé d’expérience via le partage d’écran, permet à un nouvel employé de prendre des notes et de s’inspirer. Cela l’aide également à mieux connaître ses collègues et à établir des relations au sein de l'équipe.

mettre la communication de l’avant

Quand il s'agit d'intégration à distance, la communication n’est jamais de trop. Il est vrai que les appels téléphoniques, les courriels et les vidéoconférences font bien le travail, mais cela ne remplacera jamais une discussion en face à face. Il est donc primordial, dans un contexte de travail à distance, de reconnaître l’importance de la communication et de la qualité de celle-ci entre chaque personne et chaque groupe.  

Si vous souhaitez que vos nouveaux employés en mode télétravail développent un fort sentiment d’appartenance envers leur nouvelle équipe, leurs efforts de communication doivent être récompensés. Voici quelques manières de vous en assurer:

• demander aux responsables et aux collègues de faire tout leur possible pour être amicaux, serviables et accueillants
• mettre en place une équipe qui se relaie pour les visioconférences en face à face
• inviter les nouveaux employés à poser des questions et à proposer leurs idées
• fournir une liste de contacts disponibles pour répondre aux questions
• vérifier régulièrement les impressions de vos nouveaux employés et leurs sentiments face à leur avancement dans leur formation

prioriser l'esprit d'équipe et l'engagement des employés 

Pour favoriser la cohésion de l'équipe et assurer l'intégration des nouveaux employés, il faut - plus que jamais - revoir ses façons de faire. En l'absence de discussions spontanées entre collègues dans le même lieu physique, il est essentiel de créer les conditions nécessaires au développement et à la prospérité des relations de travail. 

Les réunions régulières par visioconférence devraient continuer, même lorsque la formation se voit complétée avec succès. Encouragez les membres de l'équipe à organiser des réunions hebdomadaires pour parler des projets, mais aussi pour garder le contact. À l’ère du numérique, il est possible et facile d’organiser des réunions sociales virtuelles où les employés peuvent échanger sur d’autres sujets que ceux évoqués dans le cadre d’un projet professionnel. 

Vous devez également veiller à ce que les employés se sentent connectés aux valeurs et aux objectifs de l'organisation.  Des bulletins d'information par courriel, des publications sur les réseaux sociaux, des vidéos et même de courts balados sont des moyens efficaces de maintenir un bon niveau d’engagement de la part de tous les employés d’une même organisation.

recueillir les commentaires et aller de l’avant

Il est tout à fait normal de devoir peaufiner votre programme d'intégration au fil du temps, surtout en des temps pareils. La meilleure façon de vous assurer que votre  trousse est efficace et bien montée est de recueillir l’avis des ressources nouvellement formées. Ces personnes seront ravies de pouvoir vous soutenir dans votre engagement à vous améliorer de manière continuelle. N’hésitez donc pas à les inviter à commenter librement leur expérience. Surtout, soyez prêt à apporter rapidement des modifications à votre programme, en fonction de ce que vous retirerez de leur retour. 

Votre programme d'intégration doit être créé de manière à être promptement modifié. L'utilisation de programmes de partage de fichiers comme Google Docs vous permet de modifier, d'ajouter ou de supprimer facilement des parties de vos documents de formation.