qu'est-ce qu’une stratégie de gestion des effectifs ?

Une stratégie de gestion des effectifs consiste à s’assurer que l’on dispose des bonnes personnes, avec les bonnes compétences, au bon endroit et au bon moment, pour atteindre les objectifs commerciaux à long terme de l’entreprise. Cela implique une évaluation continue des besoins actuels et futurs en talents de votre organisation, suivie de l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi d’un plan pour répondre à ces besoins.

Votre entreprise utilise probablement déjà une forme de planification de l’offre de main-d’œuvre. La question est : disposez-vous d’une stratégie bien structurée en matière de planification des effectifs, qui vous permet non seulement d’atteindre des résultats aujourd’hui, mais aussi de préparer votre entreprise pour l’avenir ?

Même si vous avez un plan en place, quand l’avez-vous mis à jour pour la dernière fois? Le marché actuel évolue rapidement : les conditions de travail sont tendues, les attentes des travailleurs changent, et de nouvelles technologies émergent sans cesse. Votre plan doit être actualisé pour anticiper les futures pénuries de talents et les besoins changeants en main-d'œuvre.

Pour les entreprises qui emploient un grand nombre de personnes, il est essentiel de mettre en place une stratégie de gestion des effectifs. Sans cela, rester compétitif et atteindre les objectifs de votre stratégie d’entreprise pourrait être un défi de taille.

planification opérationnelle et stratégique des effectifs

Il existe deux éléments clés pour une stratégie de gestion des effectifs : la planification opérationnelle des effectifs et la planification stratégique des effectifs. Bien que ces deux éléments soient essentiels à la réussite de votre entreprise, ils diffèrent en termes de portée, d’objectifs et de délais. Il est crucial de bien comprendre comment ces deux types de planification s’articulent pour répondre aux besoins à court et à long terme.

A. planification opérationnelle des effectifs

La gestion prévisionnelle des effectifs opérationnels se concentre sur les besoins immédiats de votre entreprise. Ce type de planification implique la gestion des opérations quotidiennes, telles que le pourvoi des postes vacants et l’établissement des horaires des quarts de travail. Elle est souvent supervisée par les responsables opérationnels et le service des ressources humaines pour combler rapidement les lacunes en personnel.

B. planification stratégique des effectifs

En revanche, la planification stratégique des effectifs s’inscrit dans une perspective à long terme. Elle vise à aligner les besoins en personnel avec la stratégie globale et les objectifs de croissance de l’entreprise. Ce processus inclut la prévision des futures pénuries de compétences, l’identification des compétences émergentes et l’élaboration d’un plan pour acquérir ou développer les compétences nécessaires pour les deux, cinq ou dix années à venir.

En période de pénurie de personnel et face aux défis liés aux talents, il peut être tentant de se concentrer exclusivement sur la planification opérationnelle des effectifs. Cependant, sans une stratégie de planification stratégique des effectifs, votre entreprise risque de manquer des occasions de croissance durable.

avantages d’une stratégie de gestion des effectifs

Lorsqu'elle est bien exécutée, une stratégie de gestion des effectifs présente divers avantages qui positionnent votre entreprise pour un succès durable. Voici quelques-uns de ces avantages :

1. prépare l’entreprise pour les besoins actuels et futurs

L'un des principaux avantages de l’adoption d'une stratégie de gestion des effectifs est son alignement avec la stratégie globale de l'entreprise. Par exemple, dans des secteurs comme la fabrication ou la technologie, où les pénuries de compétences deviennent une préoccupation majeure, la planification des effectifs aide ces entreprises à anticiper et à combler leurs besoins croissants en talents qualifiés pour les nouvelles technologies. Que ce soit par l'embauche ou par la planification de la relève, cette stratégie assure que votre entreprise dispose des personnes et compétences adéquates pour relever les défis à venir.

2. réduit le déficit de compétences

La pénurie de compétences est en effet l'un des défis majeurs auxquels sont confrontés les employeurs aujourd'hui. D'après une étude de Randstad, 52 % des chefs d'entreprise voient dans le manque de compétences un frein à la rentabilité. Avec l'intégration continue des technologies sur le lieu de travail, même les travailleurs débutants doivent acquérir des compétences techniques. Sans une stratégie globale de planification des effectifs, votre entreprise risque de ne pas être prête à répondre aux futures exigences, augmentant ainsi la pression pour combler les lacunes en personnel et maintenir les objectifs de productivité.

3. crée une main-d'œuvre agile et flexible

Si la pandémie de COVID-19 a bien montré une chose aux employeurs, c’est l’importance d’avoir une main-d’œuvre agile et adaptable. Pour l’avenir, il est essentiel pour les employeurs de disposer d’une main-d’œuvre qu'ils peuvent augmenter ou réduire selon les besoins. Les travailleurs intérimaires peuvent répondre à cette exigence, mais cela nécessite un plan clair pour optimiser l’utilisation de cette main-d’œuvre flexible.

En réalité, nos études indiquent que les travailleurs non traditionnels, comme les travailleurs externes, représentent déjà 30 % de la main-d'œuvre actuelle, et il est probable que cette proportion augmente dans les prochaines années. Il est donc crucial de développer une stratégie de planification de la main-d'œuvre robuste qui permette de bâtir une équipe agile, capable de s’adapter aux fluctuations de la production.

4. stimule la croissance de l'entreprise

Une planification de la main-d'œuvre bien exécutée offre un excellent retour sur investissement. Elle optimise les résultats de l'embauche, réduit les coûts de recrutement et améliore la productivité en minimisant les retards et en garantissant que votre entreprise dispose des talents et compétences nécessaires. Ces gains permettent à votre organisation de réaliser des économies substantielles.

Cependant, bien que ces économies puissent favoriser la croissance, le déficit de compétences demeure un frein potentiel. Une solide stratégie de planification des effectifs vous aide à identifier et acquérir les compétences dont votre entreprise a besoin, aujourd'hui et demain, vous permettant de maximiser les avantages de la technologie et de l'automatisation pour assurer le fonctionnement optimal et la croissance continue de votre entreprise.

5. améliore l'efficacité opérationnelle

Pour que les entreprises atteignent leur plein potentiel, tout doit être en harmonie : l’équipement, les fournitures, la logistique et, surtout, les talents. Si l’un de ces éléments fait défaut, tout le reste peut en être affecté. Par exemple, un taux d’absentéisme élevé ou des retards réguliers peuvent ralentir la production ou perturber le contrôle de la qualité, même si l’équipement et la logistique sont parfaitement opérationnels. C’est ici que la planification des effectifs prend toute son importance. Elle vous aide à mettre en place des stratégies pour pallier ces problèmes et améliorer l’efficacité globale de votre entreprise.

Bien sûr, la mise en œuvre de la planification des effectifs nécessite du temps, des efforts et peut engendrer des coûts initiaux. Toutefois, les avantages à long terme — comme la prévention des retards de production et la garantie d’un bon fonctionnement global — surpassent généralement ces obstacles, ce qui mène à une efficacité opérationnelle accrue pour votre entreprise.

les 5 étapes d’une stratégie de gestion des effectifs

Une stratégie de gestion des effectifs exige une collaboration étroite entre les dirigeants, les équipes RH, les finances, les chefs de quart, les gestionnaires et tous les autres intervenants clés. Ce n'est pas une stratégie que l'on peut mettre en place et oublier, mais bien un processus continu d'ajustements et de révisions. Voici un aperçu des cinq étapes principales du modèle de planification des effectifs.

étape 1 : aligner la planification des effectifs sur les objectifs de l'entreprise

La première étape de toute stratégie d'entreprise consiste à établir des objectifs clairs. Pour la planification des effectifs, il est crucial que ces objectifs soient alignés sur ceux de l'organisation dans son ensemble. Commencez par réfléchir aux orientations de votre entreprise pour les uns, trois, cinq, sept et dix prochaines années. Par exemple :

• De nouveaux produits ou services sont-ils en développement ?
• Une restructuration de l'entreprise est-elle envisagée ?
• Prévoyez-vous une vague de départs à la retraite ?
• Quels sont les investissements prévus en technologie ou en automatisation ?
• Est-il question d'ouvrir un nouveau site ou d'ajouter un quart de travail nécessitant une augmentation de l'effectif ?

Les réponses à ces questions serviront de base pour développer une stratégie de planification des effectifs qui soutienne les objectifs de l’entreprise. Si vos objectifs en matière de main-d'œuvre ne s'harmonisent pas avec ceux de l’organisation, vos efforts pourraient non seulement manquer d’efficacité, mais aussi entraver la réussite de l'entreprise.

étape 2 : effectuer une analyse des effectifs

La prochaine étape dans la planification des effectifs est de procéder à une analyse approfondie des compétences de votre personnel actuel. Cela implique de recenser les aptitudes et les talents déjà présents et d'identifier les compétences qui seront essentielles pour répondre aux besoins futurs de l'entreprise. En comparant les compétences existantes avec celles qui seront requises dans les années à venir, vous pourrez établir un plan pour combler les écarts et vous assurer que votre équipe est bien équipée pour soutenir la croissance de l’entreprise.

étape 3 : élaborer un plan d'action

Grâce aux informations tirées de votre analyse des effectifs, votre équipe peut élaborer une stratégie de planification des effectifs afin d'acquérir les aptitudes, les compétences et les talents nécessaires. Par exemple, vous pouvez élaborer une stratégie de recrutement solide qui identifie et attire des talents qualifiés ou créer un programme de formation et de développement pour doter vos travailleurs actuels des compétences dont votre entreprise a besoin.

étape 4 : exécuter le plan d'action

La mise en œuvre de votre stratégie de planification des effectifs peut être l'étape la plus difficile du processus de planification des effectifs. C'est particulièrement vrai si vous n'avez pas obtenu le soutien de tous les acteurs clés, y compris les dirigeants, les cadres, les superviseurs et les autres travailleurs. La communication est essentielle. Mieux vous communiquerez votre plan et son importance pour l'avenir de l'entreprise et la carrière des travailleurs, plus ces acteurs clés seront enclins à participer au processus de mise en œuvre.

étape 5 : évaluer et ajuster

Pour que la planification des effectifs apporte des avantages à long terme, elle doit être évaluée, contrôlée et ajustée en permanence. Fixez des étapes et des paramètres clairs pour évaluer le succès de votre stratégie. Cette étape aidera votre équipe à déterminer si la stratégie actuelle répond aux objectifs de l'entreprise ou si des ajustements sont nécessaires.

Comme indiqué ci-dessus, la planification des effectifs n'est pas une stratégie stagnante. Au contraire, votre équipe doit répéter ces cinq étapes périodiquement pour s'assurer que votre stratégie actuelle répond toujours aux buts et objectifs de l'entreprise.

En suivant ces étapes, vous pouvez mettre en place une main-d'œuvre qui est non seulement capable de répondre aux besoins d'aujourd'hui, mais qui est également prête à relever les défis de demain. En élaborant dès aujourd'hui une stratégie de planification des effectifs, vous vous assurez que votre entreprise dispose des bonnes personnes, dotées des bonnes compétences et placées au bon endroit, afin d'assurer sa réussite à long terme.