qu’est-ce que la planification de la main-d’œuvre et pourquoi est-elle importante pour les grands employeurs?

Ce n’est un secret pour personne : la pénurie de main-d’œuvre actuelle a des répercussions négatives sur les employeurs partout dans le monde. Ce n’est pas le seul défi auquel font face les employeurs aujourd’hui. L’écart croissant de compétences, les préoccupations liées aux fluctuations de l’inflation et l’évolution des attentes des travailleurs compliquent les processus d’acquisition de talents et de maintien en poste pour de nombreux employeurs.

Bien que la majorité des secteurs soient touchés par le resserrement du marché du travail, ce sont ceux nécessitant des effectifs importants qui en pâtissent le plus. Par exemple, un rapport de Statistique Canada de juin 2022 a révélé qu’un nombre élevé de ces secteurs affichent les plus hauts taux de postes vacants, notamment les suivants.

• Services d’hébergement et de restauration : 10 %
• Construction 6,5 %
• Transport et entreposage : 6,5 %
• Fabrication 5 %
• Commerce de détail : 4,6 %

Cela n’est pas surprenant, car les entreprises de ces secteurs sont confrontées à divers défis supplémentaires, y compris la fluctuation des demandes de production en raison de problèmes logistiques, de changements saisonniers et de changements dans les demandes des consommateurs.

Les employeurs touchés ne doivent pas seulement pourvoir les postes à temps plein en trouvant le bon candidat, ils doivent également maintenir une main-d’œuvre flexible et de grande qualité qu’ils peuvent adapter rapidement et efficacement. 

Si vous ne connaissez que trop bien ces problèmes, un processus de planification de la main-d’œuvre bien exécuté peut aider votre entreprise à atténuer les difficultés actuelles liées aux talents et à préparer votre main-d’œuvre pour l’avenir. Ce guide fournit plus de renseignements sur la planification de la main-d’œuvre et des conseils pour sa mise en œuvre.

qu’est-ce que la planification de la main-d’œuvre?

La planification de la main-d’œuvre est le processus qui consiste à évaluer continuellement les besoins actuels et futurs de votre organisation en matière de talents et à élaborer, mettre en œuvre et surveiller un plan stratégique pour atteindre ces objectifs continus.

Que vous le sachiez ou non, votre entreprise applique déjà probablement une certaine forme de planification de la main-d’œuvre. Il serait presque impossible de gérer des effectifs importants sans une planification qui va au-delà des activités quotidiennes.

La question n’est pas de savoir si votre entreprise prévoit un certain niveau de planification de la main-d’œuvre, mais plutôt si elle dispose d’un plan de gestion de la main-d’œuvre bien structuré qui favorise les résultats actuels et qui l’aide à se préparer pour l’avenir.

Même si votre entreprise a un plan stratégique en place, à quand remonte la dernière révision de son plan de gestion de la main-d’œuvre? Beaucoup de choses ont changé dans les milieux de travail partout au pays au cours des dernières années, voire au cours des derniers mois. Ce plan est-il toujours approprié dans le contexte actuel de resserrement du marché du travail et de demandes accrues des travailleurs?

Si votre entreprise gère des effectifs importants, il est essentiel de mettre en place un plan structuré de gestion de la main-d’œuvre. Sans plan, il peut être assez difficile de gérer les défis d’aujourd’hui et encore moins de préparer votre main-d’œuvre pour les trois, cinq ou dix prochaines années.

planification opérationnelle et planification stratégique de la main-d’œuvre

La planification efficace de la main-d’œuvre comporte deux volets, soit la planification opérationnelle et la planification stratégique de la main-d’œuvre. Bien que ces deux types de planification soient essentiels au succès global de votre entreprise, leur portée, leurs buts et leurs objectifs sont très différents. Il est important de comprendre la différence entre ces composantes de planification de la main-d’œuvre et la façon dont elles s’inscrivent dans la stratégie globale de planification de la main-d’œuvre.

planification opérationnelle de la main-d’œuvre

La planification opérationnelle de la main-d’œuvre est axée sur les besoins à court terme de l’entreprise. Il s’agit d’évaluer les activités quotidiennes de l’entreprise pour déterminer les besoins actuels, comme pourvoir les postes vacants et fixer les horaires de quarts de travail. Habituellement, les gestionnaires opérationnels et le service des ressources humaines (RH) gèrent le processus de planification opérationnelle de la main-d’œuvre.planification stratégique de la main-d’œuvre

La planification stratégique de la main-d’œuvre, quant à elle, met l’accent sur les besoins à long terme de l’entreprise en matière de talents. Elle consiste à évaluer les besoins futurs de l’entreprise en matière de talents et à prévoir les compétences dont elle aura besoin au cours des deux, cinq ou dix prochaines années. À ce stade, les RH, le service des finances, les gestionnaires opérationnels et les cadres collaborent pour mettre sur pied un plan d’acquisition de ces compétences et talents.

Lorsque l’on est confronté à de grandes difficultés en matière de talents, il peut être facile de se concentrer uniquement sur la planification opérationnelle de la main-d’œuvre. Après tout, il est primordial de prévoir suffisamment de travailleurs pour chaque quart de travail. L’absence de stratégie de planification de la main-d’œuvre solide à court terme peut être coûteuse. Par exemple, les postes vacants entraînent souvent une baisse des taux de production, une augmentation des heures supplémentaires et des retards de livraison, ce qui entraîne des coûts pour l’entreprise.

Il est certain que la planification opérationnelle de la main-d’œuvre est cruciale pour répondre aux besoins actuels de l’entreprise. Toutefois, sans planification stratégique de main-d’œuvre à long terme, votre entreprise pourrait avoir de la difficulté à demeurer concurrentielle et ne pas être en mesure de préparer sa main-d’œuvre pour l’avenir.

Malgré ces facteurs, des études montrent que moins de 50 % des employeurs ont mis en place une stratégie de planification de la main-d’œuvre à long terme. En accordant la priorité à la planification opérationnelle de la main-d’œuvre uniquement, votre entreprise peut se retrouver dans une situation où elle s’évertue perpétuellement à rattraper ses concurrents. D’autre part, la planification de la main-d’œuvre permet à votre entreprise de se préparer pour l’avenir et peut lui donner un avantage concurrentiel.

avantages de la planification stratégique de la main-d’œuvre

L’élaboration et la mise en œuvre d’une stratégie de planification de la main-d’œuvre peuvent apporter de nombreux avantages à votre entreprise.

préparation aux besoins actuels et futurs

L’un des avantages les plus importants de la planification de la main-d’œuvre est qu’elle aide votre entreprise à se préparer pour l’avenir. Cela est particulièrement crucial pour les employeurs qui gèrent des effectifs importants dont les compétences requises évoluent constamment. Par exemple, les fabricants qui investissent dans les technologies émergentes et l’automatisation doivent acquérir les compétences et les talents technologiques appropriés pour gérer ces nouvelles technologies. La planification de la main-d’œuvre permet à votre entreprise d’y parvenir en élaborant un plan pour recruter de nouveaux travailleurs, y compris des travailleurs flexibles, possédant les compétences souhaitées ou investir dans le perfectionnement de la main-d’œuvre actuelle.

réduction de l’écart de compétences

Des études montrent que 70 % des employeurs canadiens peinent à trouver les travailleurs qualifiés dont ils ont besoin. Malheureusement, cette difficulté en matière de main-d’œuvre risque de s’aggraver à mesure que la technologie en milieu de travail continue de se répandre et de progresser. Par exemple, l’avancement de la technologie et de l’automatisation en milieu de travail exige que même les travailleurs de premier échelon aient de l’expérience avec la technologie. Lorsqu’on embauche des effectifs importants, la demande de travailleurs qualifiés peut sembler accablante. La planification de la main-d’œuvre peut aider à atténuer une partie de cette pression en permettant à votre entreprise d’harmoniser ses objectifs de gestion de la main-d’œuvre avec ses objectifs opérationnels. Ensuite, elle peut élaborer des stratégies efficaces, comme le perfectionnement des compétences, la formation et l’embauche sélective pour acquérir les compétences dont elle a besoin aujourd’hui et demain. Sans une stratégie complète de planification de la main-d’œuvre, votre entreprise pourrait investir dans l’acquisition des mauvaises compétences ou attendre que la concurrence pour acquérir ces compétences soit encore plus rude.

construction d’une main-d’œuvre agile et souple

Si la COVID-19 et ses conséquences ont appris quelque chose aux employeurs, c’est la nécessité de construire une main-d’œuvre agile et souple. À l’avenir, il est essentiel que les employeurs disposent d’une main-d’œuvre qui peut être augmentée ou réduite sur demande. Les travailleurs occasionnels peuvent offrir cet avantage, mais seulement si votre entreprise a mis en place un plan pour maximiser l’utilisation de cette main-d’œuvre flexible.

En fait, nos études montrent que les travailleurs non traditionnels, comme les travailleurs occasionnels, représentent déjà 30 % de la main-d’œuvre actuelle. Ce nombre continuera probablement de croître au cours des prochaines années. Le moment est venu d’élaborer une solide stratégie de planification de la main-d’œuvre qui vous permettra de constituer une main-d’œuvre agile composée de travailleurs occasionnels pouvant évoluer en fonction des demandes de production.

stimulation de la croissance des affaires

Lorsqu’elle est mise en œuvre correctement, la planification de la main-d’œuvre offre un excellent rendement du capital investi. Non seulement ce type de planification peut améliorer les résultats d’embauche tout en réduisant les coûts de recrutement, mais il peut également augmenter les taux de productivité en réduisant les retards de production et en mobilisant les talents et les compétences nécessaires. Cette combinaison permet à votre organisation de réaliser des économies.

Alors que ces économies peuvent aider à faire croître votre entreprise, l’écart de compétences pourrait nuire à sa croissance. Une étude récente a révélé que 98 % des responsables informatiques affirment que le manque de compétences numériques a une incidence sur leurs décisions d’investissement dans la technologie. En adoptant une stratégie de planification de la main-d’œuvre pour cerner et acquérir les compétences qui lui sont nécessaires pour aujourd’hui et demain, votre entreprise pourrait tirer profit de la technologie et de l’automatisation dont elle a besoin pour simplifier ses processus opérationnels et de production, et favoriser sa croissance.

amélioration de l’efficacité opérationnelle

Les entreprises fonctionnent à un rendement optimal lorsque l’équipement, les fournitures, la logistique et les talents sont synchronisés. Si un seul de ces aspects a un rendement inférieur, cela peut avoir une incidence sur l’efficacité de tous les autres. Par exemple, des niveaux élevés d’absentéisme ou de retards peuvent nuire aux taux de production ou au contrôle de la qualité, même si l’équipement, les fournitures et la logistique sont en place. La planification de la main-d’œuvre peut vous aider à élaborer des stratégies pour relever ces défis et à améliorer l’efficacité opérationnelle globale de votre entreprise.

cinq étapes du processus de planification de la main-d’œuvre

La planification de la main-d’œuvre nécessite une collaboration entre les cadres supérieurs, les équipes des RH, le service des finances, les superviseurs de quart, les chefs de secteur et tout autre intervenant clé. Il ne s’agit pas d’une stratégie d’ensemble, mais plutôt d’un processus continu. Voici un aperçu des cinq principales étapes du modèle de planification de la main-d’œuvre.