8 étapes pratiques pour combler un congé de maternité efficacement

En 2022, le pourcentage de mères salariées âgées de 20 à 49 ans ayant un enfant de moins d’un an et bénéficiant d’un congé de maternité variait de 69 % en Colombie-Britannique à 78 % en Nouvelle-Écosse. Les mères prenant en moyenne entre 27 et 52 semaines de congé parental et les pères environ cinq semaines, les entreprises doivent planifier à l’avance l’embauche d’un remplaçant pour combler un congé de maternité.

les défis courants liés à l'embauche d'un remplaçant pour combler une absence dû à un congé parental

L’embauche de travailleurs temporaires pour couvrir les congés de longue durée peut être délicate. Voici quelques obstacles courants auxquels les entreprises font face lorsqu’elles recrutent des remplaçants pour combler un congé de maternité ou de paternité :

• Comprendre le type de soutien dont elles ont réellement besoin
• Planifier à l’avance pour éviter de prendre des décisions précipitées
• Attirer des remplaçants possédant les compétences adéquates
• Embaucher des candidats prêts à consacrer le temps nécessaire à leur mission
• Assurer un transfert fluide lorsque le moment est venu pour quelqu’un de prendre son congé.

les 8 étapes d’une procédure d’embauche pour combler un congé de maternité

Suivez notre guide pratique pour simplifier votre processus d’embauche et vous assurer de combler un congé de maternité ou de paternité de façon efficace.

1. planifier à l'avance

Nous le comprenons : l’embauche demande du temps, des ressources et de l’énergie que vous n’avez peut-être pas en ce moment. Il peut être tentant de repousser la décision jusqu’à ce que le moment approche. Cependant, la grossesse et l’accouchement sont imprévisibles. Une employée enceinte peut donner naissance à son enfant avant la date prévue ou rencontrer des complications qui l’obligent à partir plus tôt que prévu.

Plus vous commencez tôt le processus d’embauche, moins la pression est grande pour tout le monde. Vous pouvez prendre le temps de collaborer avec les partenaires RH et la personne qui part en congé afin d’assurer une transition en douceur. Cela vous donne également le temps d’évaluer soigneusement le choix du travailleur intérimaire, réduisant ainsi le risque d’une mauvaise embauche.

2. déterminer les compétences nécessaires

Prenez le temps de bien réfléchir aux compétences nécessaires pour combler un congé de maternité. Discutez du rôle avec l’employé qui part en congé afin de comprendre ses responsabilités actuelles, qui ont peut-être évolué depuis son embauche. Consultez également son supérieur, ses collègues et les parties prenantes pour clarifier les principales exigences du poste.

Dressez la liste des compétences non techniques, des compétences essentielles à considérer et des compétences incontournables. Par exemple, si vous remplacez un membre du personnel administratif responsable de la documentation d’un projet, vous pourriez avoir besoin des compétences suivantes :

• Connaissances en gestion de projet
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Capacité à gérer les détails, les échéances et d’autres facteurs
• Connaissance ou expérience des logiciels de gestion de documents
• Expérience en gestion des connaissances

Idéalement, la personne qui comblera le congé de maternité devrait avoir une expérience directe de vos plateformes de gestion de documents ou de projets. Toutefois, ce n’est pas toujours possible. Vous pouvez donc considérer cela comme un atout, sachant qu’il est possible de former rapidement une personne possédant l’expérience requise.

3. créer une description de poste

Même si vous avez déjà une description de poste, réexaminez-la avant d’embaucher un remplaçant temporaire. Demandez-vous si les responsabilités ont évolué ou si vous souhaitez ajuster les exigences pour une embauche à court terme. Dans certains cas, il peut être préférable de transférer certaines responsabilités à un employé permanent plutôt qu’à un remplaçant temporaire.

Que vous mettiez à jour une description de poste existante ou que vous en rédigiez une nouvelle pour l’embauche d’un travailleur temporaire, incluez une liste détaillée des responsabilités du poste ainsi que les raisons pour lesquelles un candidat pourrait vouloir rejoindre votre entreprise temporairement.

4. rechercher des candidats

Publiez l’offre d’emploi à l’interne et à l’externe, y compris en ligne. Vous pouvez également collaborer avec un partenaire de recrutement comme Randstad pour accéder à une base de données de talents existante.

Les candidats internes peuvent être particulièrement précieux puisqu’ils connaissent déjà la culture et les processus de votre entreprise. À l’inverse, les candidats externes peuvent apporter de nouvelles perspectives et une expertise spécialisée. Évaluer ces deux options vous aidera à trouver le meilleur candidat pour le poste temporaire.

5. réduire le nombre de candidats

Utilisez la technologie RH, comme les systèmes de suivi des candidatures, pour filtrer automatiquement les CV et candidatures afin d’identifier les personnes potentiellement qualifiées. Analysez ensuite ces documents pour sélectionner les talents qui possèdent les qualifications requises et qui correspondent à la culture de votre entreprise.

6. organiser des entrevues

Organisez des entrevues avec les candidats figurant sur la liste restreinte. Aujourd’hui, il est courant de mener des entrevues à distance. Assurez-vous donc de savoir comment gérer les entrevues efficacement.

Si vous collaborez avec Randstad, vous pouvez vous impliquer autant que vous le souhaitez dans ce processus. Nous nous associons à vous pour offrir le niveau de soutien nécessaire en matière de ressources humaines et de recrutement. Cela peut aller de la simple fourniture de listes de candidats présélectionnés à la conduite de toutes les entrevues pour vous et à l’envoi de profils de candidats préqualifiés.

7. prendre une décision d'embauche

Une fois que vous avez toutes les informations en main, prenez la décision d’embaucher. Il est préférable de le faire plusieurs semaines, voire plusieurs mois, avant le départ en congé. Idéalement, prévoyez un certain chevauchement entre le début du congé de maternité de votre employée et l’arrivée de son remplaçant. Cela permettra un transfert de connaissances en douceur et assurera qu’aucun élément important ne soit perdu durant la transition.

8. intégrer et former

En planifiant à l’avance et en prenant la décision finale d’embauche avant le départ en congé, vous disposez du temps nécessaire pour intégrer et former le remplaçant. Cela permet à la personne partant en congé de transmettre les informations sur les tâches et projets en cours, assurant ainsi une transition en douceur. Même les candidats les plus qualifiés ont besoin d’une orientation et d’une formation pour bien s’intégrer à votre équipe et se familiariser avec les systèmes et processus de votre entreprise.

laissez un partenaire RH vous décharger de cette tâche

Un partenaire RH comme Randstad peut s’occuper de cette tâche, offrant ainsi une tranquillité d’esprit à toutes les parties concernées. Consultez notre guide sur l’utilisation d’un partenaire RH pour embaucher des travailleurs temporaires et découvrez comment nous pouvons vous aider à trouver un remplaçant pour combler un congé de maternité.