comment gérer l’absentéisme par une planification proactive et des solutions à long terme.

L'absentéisme est un défi familier et incontournable dans toutes les entreprises. Les employés auront toujours besoin de s'absenter, principalement en raison de maladies mineures, de blessures et de rendez-vous médicaux, mais aussi en raison de facteurs tels que le stress, les obligations familiales et l'insatisfaction professionnelle.

Vous devez, en tant qu’employeur, adopter une approche bien planifiée et réfléchie à cette question si vous voulez éviter qu’elle n'ait de graves répercussions sur votre entreprise et vos clients.

Il existe heureusement différentes mesures et stratégies à utiliser pour gérer l'absentéisme. Parmi les mesures les plus efficaces, citons l'état d'esprit proactif, qui vous aidera à faire face aux effets des pénuries de personnel en planifiant à l'avance, et une concentration à long terme sur l'identification et l'examen des raisons pour lesquelles les gens prennent des congés imprévus.

coûts et causes de l'absentéisme

L'effet d'un absentéisme atteignant des niveaux supérieurs à la moyenne ou les employés prenant constamment des congés imprévus ou omettant de se conformer à votre politique d’assiduité au travail peut avoir de graves conséquences sur votre entreprise.

Les conséquences peuvent inclure:

• délais non respectés
• clients mécontents
• réductions de la productivité des employés si ces derniers doivent être redéployés pour couvrir les pénuries de personnel
• baisse du moral du personnel devant faire face à de lourdes ou imprévisibles charges de travail

Les difficultés auxquelles les entreprises sont susceptibles d'être confrontées lorsque l'absentéisme augmente considérablement ou devient un problème persistant à long terme ont été évidentes en 2020.

Selon une analyse des données du marché du travail fédéral américain par USA Today, une moyenne de 1,5 million d'employés par mois ne se sont pas présentés au travail du fait d'une maladie, de blessure ou de problèmes médicaux au cours de l'année. Il s'agit d'une augmentation de 45% par rapport à la moyenne des deux décennies précédentes.

La pandémie de COVID-19 a non seulement alimenté cette augmentation de l’absentéisme, mais a également contribué à la croissance des absences liées à la garde des enfants aux États-Unis, qui étaient plus élevées de 250% par rapport à la moyenne sur 20 ans.

Dans l’UE, les absences pour cause de maladie ou d’invalidité sont passées de 3,9 millions au premier trimestre de 2020 à 4,4 millions au deuxième trimestre, alors que de nombreux pays ressentaient l'impact de la première vague d’infections au COVID-19.

La maladie physique n’est qu’une des raisons pour lesquelles les gens pourraient être incapables de travailler. Vous devez également, en tant qu'employeur, tenir compte de la santé mentale de votre personnel. La dépression est estimée à 200 millions de jours de travail perdus par an aux États-Unis, pour un coût de 17 à 44 milliards de dollars pour les employeurs, selon les Centers for Disease Control and Prevention. Près de 7% de la population de l'UE ont déclaré souffrir de dépression chronique, avec des nombres à deux chiffres enregistrés dans des pays tels que l’Irlande, le Portugal, l’Allemagne et la Finlande.

Au-delà de la santé et du bien-être personnels, les membres de votre personnel pourraient devoir prendre des congés imprévus pour s’occuper de parents malades ou âgés, ou tout simplement parce qu’ils sont malheureux au travail ou qu’ils ont besoin d'un certain temps pour trouver un nouvel emploi.

Quelles qu'en soient les causes, si les gens sont fréquemment absents et que vous constatez des conséquences telles qu'une diminution de la productivité des employés, un retard dans la livraison aux clients et une augmentation des heures supplémentaires ou des indemnités de maladie, vous savez que vous avez un problème d'absentéisme et qu'il est temps de faire quelque chose.

soyez proactif et prévoyez

Les employeurs qui réussissent le mieux à gérer l'absentéisme et à atténuer son impact sur l'entreprise sont ceux qui adoptent une approche proactive, plutôt que de simplement réagir aux pénuries de personnel et de se démener pour combler le manque de personnel.

L'analyse de votre personnel et la réalisation de certaines activités, telles que des audits de compétences, vous aideront à avoir un aperçu claire de votre situation actuelle en termes de capacités et de gamme de produits et/ou services, et où les plus gros problèmes sont susceptibles de survenir lorsque les niveaux d'absence sont élevés. Vous serez ainsi dans une position beaucoup plus forte pour anticiper les défis causés par les réductions de personnel et serez prêt à les relever.

Il est essentiel de se préparer aux périodes de réduction de la capacité de la main-d'œuvre en identifiant les tâches et les activités essentielles au fonctionnement de l'entreprise. Vous pouvez ensuite créer un récapitulatif détaillé des connaissances et des compétences requises pour effectuer ces tâches. Cela vous aidera à déterminer les activités prioritaires et celles pouvant être prises en charge par d'autres employés lorsque des membres clés du personnel sont absents.

Ce sont de façon générale de bonnes pratiques du point de vue de la gestion du personnel et de la planification. Elles contribuent à garantir que vous utilisiez toujours au mieux les talents disponibles et que vous déployez les personnes là où elles sont le plus efficaces, et ce quelle que soit leur position actuelle en matière d'absentéisme.

Par ailleurs, identifier les compétences requises pour accomplir les tâches critiques et avoir un aperçu clair des aptitudes de votre personnel vous aidera à mettre en œuvre vos projets de formation et de développement . La mise en place de programmes de formation dédiés au perfectionnement dans ces domaines vitaux vous aidera à vous assurer le maintien de votre activité principale, même lorsque vous êtes en sous-effectif.

rechercher les causes principales de l'absentéisme

Une autre façon d’être proactif dans vos efforts d’absentéisme et de gestion générale du personnel consiste à chercher les raisons sous-jacentes pour lesquelles les gens prennent beaucoup de congés. Cela pourrait donner lieu à des solutions à long terme et durables qui vous aideront à réduire au minimum les niveaux globaux d'absence.

L'absentéisme peut avoir différentes causes principales. Les problèmes de santé à long terme et les maladies chroniques sont des facteurs clés, mais il est également possible que beaucoup de gens prennent congé à cause de problèmes tels que:

• Les aspects négatifs de la culture d'entreprise tels que l'intimidation sur le lieu de travail ou une mauvaise gestion
• Les problèmes dans la vie personnelle des employés affectant leur santé mentale ou leur aptitude au travail
• L'équilibre peu satisfaisant entre vie professionnelle et vie privée
• Le désengagement général et insatisfaction professionnelle

Vous devez, pour identifier ces problèmes, avoir des liens étroits avec votre personnel et comprendre ce que les gens pensent de leur travail.

Nous proposons, dans le cadre de notre solution de services internes, un programme de soins susceptible de soutenir vos efforts d'évaluation des impressions de votre personnel et d'identification des aspects du travail appréciés ou estimés plus compliqués. Nous pouvons également vous soutenir dans vos efforts globaux d'optimisation du recrutement et des RH, ce qui pourrait s’avérer crucial en cas de sous-effectif et de nécessité d’embaucher des travailleurs fiables rapidement.

Nous avons produit un guide proposant des conseils supplémentaires sur la façon de gérer l'absentéisme et assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, et ce même lorsque votre personnel est réduit.