conseils pour aider les nouveaux employés à distance à passer une bonne première journée.

Commencer un nouvel emploi est passionnant, déroutant et éprouvant. De nombreuses entreprises ayant adopté le travail à distance pendant la pandémie de la COVID-19, ces sentiments sont souvent plus intenses que d'habitude. Lorsque les employés travaillent à domicile à temps plein, il est particulièrement important de mettre en place un processus d'intégration clair et bien pensé pour s'assurer que les nouveaux employés puissent s'intégrer sans heurts dans votre équipe.

Le premier jour de travail d'un employé donne le ton pour le reste de son emploi et lui permet d'être productif rapidement. Un mauvais processus d'intégration peut non seulement effrayer les personnes les plus compétentes, mais aussi entraîner des erreurs inutiles et évitables. La première étape consiste à se préparer et à créer un plan d'intégration pour chaque nouvel employé. Vous trouverez ci-dessous quelques moyens d'aider les nouveaux embauchés à s'installer dans leur rôle dès leur premier jour, afin qu'ils puissent démarrer.

coordonner à l'avance

Assurez-vous que les nouveaux employés à distance disposent de toutes les ressources dont ils auront besoin pour s'installer chez eux. Si vous fournissez un ordinateur, un téléphone, un bureau ou d'autres ressources, assurez-vous qu'ils soient expédiés à l'avance. Vérifiez également que le nouvel employé dispose des bonnes connexions (courrier électronique, VPN de l'entreprise, outils d'entreprise, etc.) et de tout ce dont il aura besoin pour démarrer dès son premier jour. Les démarches de dernière minute pour obtenir un identifiant pour un nouvel employé le jour où il commence ajoutent un stress qui n'est absolument pas nécessaire pour vous deux, surtout lorsque le travail à distance est déjà nouveau et stressant pour beaucoup de gens. Faites une faveur à tout le monde et planifiez tous les détails logistiques bien à l'avance. Cela a l'air professionnel et montre que vous vous souciez suffisamment de leur arrivée. 

éviter un déversement d'informations 

Les nouveaux employés vivent déjà un grand changement dès leur premier jour de travail. Faire ce changement en plein milieu de la COVID-19 est probablement déjà stressant. Faites donc tout ce que vous pouvez pour faciliter la vie des employés dans votre façon de travailler. Souvent, les employeurs communiquent des tonnes d'informations dès leur premier jour. Ils sont présentés à tout le monde au bureau (bonne chance pour se souvenir de tous ces noms !), reçoivent des paquets de formulaires à remplir et visionnent des douzaines de diapositives PowerPoint présentant l'entreprise. Tout le monde peut s'y retrouver. Assurez-vous de disposer d'un processus d'intégration solide qui diffuse l'information de manière logique.

mettre en place un système de jumelage virtuel 

Il est plus facile de se familiariser avec une nouvelle façon de travailler lorsqu'un collaborateur désigné est disponible pour répondre aux questions ou apporter son soutien. Bien qu'il ne soit pas possible, à distance, de mettre en relation les nouveaux employés avec des employés plus expérimentés physiquement, vous pouvez mettre en place un système de binôme virtuel. Attribuez aux nouveaux employés un collègue expérimenté auquel ils peuvent s'adresser pour poser des questions tout au long de leur journée et qui peut les guider dans les processus clés par vidéo, chat ou autres moyens numériques. Bien que les responsables montrent le métier et les attentes, il peut être utile d'avoir quelqu'un qui ne sera pas leur patron disponible. Même si leur responsable est très accessible, il peut être intimidant pour les nouveaux employés d'importuner leur nouveau directeur en lui posant des questions. Les nouveaux employés veulent faire bonne impression et montrer qu'ils sont capables, c'est pourquoi ils évitent souvent de poser des questions, même lorsqu'ils ne sont pas sûrs. 

définir des attentes claires 

Commencer un nouveau rôle est stressant. S'adapter à un nouveau rôle et essayer de le comprendre à distance peut être encore plus déroutant. Quelle que soit la qualification ou l'expérience d'un nouvel employé, chaque rôle s'accompagne d'une courbe d'apprentissage pour saisir les subtilités d'un nouveau lieu de travail, et cela vaut doublement à distance. Donnez un aperçu clair de ce qui est attendu et de ce qu'ils peuvent apporter à votre équipe, en particulier au cours des premiers jours. Quels sont les indicateurs clés de performance qu'ils doivent connaître ? Y a-t-il certains processus ou procédures qu'ils doivent suivre ? Quelles sont les tâches les plus prioritaires ? Tous ces éléments sont utiles pour les nouveaux employés qui doivent être informés. 

les faire travailler en collaboration 

L'une des meilleures façons d'aider un nouvel employé à s'intégrer dans son rôle est de commencer par des projets en équipe. Cela est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit de travailler à distance. Travailler de manière indépendante peut être difficile pour un nouvel employé qui ne connaît pas votre entreprise ou vos processus.  Les projets d'équipe permettent aux nouveaux travailleurs de faire connaissance avec leurs collègues, qui peuvent également leur apporter soutien et conseils au fur et à mesure qu'ils s'installent dans leur rôle. Le nouvel employé peut apporter ses compétences et ses connaissances sans être seul responsable de la réussite du projet. C'est un bon moyen de les familiariser avec une méthode de travail différente de celle à laquelle ils sont habitués. 

encourager les questions 

Précisez dès le premier jour que les questions sont les bienvenues. Travailler à distance peut être isolant. Sans collègues à proximité vers lesquels se tourner pour obtenir du soutien, il peut être intimidant de s'adresser à un tout nouveau collègue pour lui poser des questions. Les nouveaux employés reçoivent souvent beaucoup d'informations à traiter au cours de leurs premiers jours de travail. Il est inévitable qu'ils aient des questions de suivi ou qu'ils aient besoin de clarifier certaines informations. La mise en place d'un environnement où les questions sont les bienvenues permettra aux nouveaux employés de se sentir à l'aise pour obtenir les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail efficacement. 

demander un retour d'information 

L'intégration est l'un des aspects les plus difficiles lors d’un nouvel emploi. Le fait de le faire à distance ajoute une complication supplémentaire. Il est donc important d'être ouvert aux changements et d'améliorer votre processus d'intégration. Les attentes et les besoins diffèrent d'un employé à l'autre. Quel que soit le degré de perfectionnement de votre processus d'intégration, il y a toujours place à l'amélioration. Demandez aux nouveaux employés de vous faire part de leurs commentaires, ou de vous dire s'il y a quelque chose qu'ils aimeraient voir ajouter dans le processus d'intégration, ou pour lequel ils ne se sentent pas sûrs. Cela peut vous aider à renforcer votre processus d'intégration pour le prochain employé.