comment vérifier les références de vos candidats

Une grande majorité d'employeurs utilisent une forme ou une autre de vérification des références au cours du processus d'embauche, mais beaucoup n'exploitent pas encore tout le potentiel de cet outil essentiel. Il ne s'agit pas seulement de vérifier les dates d'emploi ou les titres de poste ; il s'agit de mieux comprendre les compétences, les points forts et l'adéquation culturelle d'un candidat. Lorsqu'elle est effectuée de manière stratégique, la vérification des références peut aider tout responsable du recrutement à prendre des décisions d'embauche plus éclairées et à éviter des erreurs coûteuses. Mais comme tout outil, elle n'est efficace que si vous savez l'utiliser judicieusement. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment vérifier les références et identifier les bons candidats.
 

comment vérifier les références : les bonnes pratiques et les erreurs à éviter

Lors de l'élaboration d'un processus complet de vérification des références, il est important de garder à l'esprit un certain nombre de choses à faire et à ne pas faire :

1. préparez-vous à l'avance

Il n'est jamais souhaitable de procéder à une vérification des références sans préparation. Cette pratique peut conduire à des réponses confuses ou non pertinentes, ainsi qu'à d'éventuels problèmes de conformité. Prenez plutôt le temps de vous préparer avant d'appeler ou d'envoyer un courriel à un ancien employeur ou à un employeur actuel.

Commencez par demander l'avis des personnes de votre organisation qui ont participé à l'entrevue avec le candidat. Demandez-leur de vous indiquer les aspects du candidat sur lesquels ils souhaitent obtenir davantage d'informations ou de vous faire part de leurs préoccupations concernant le candidat ou l'ensemble de ses compétences.

Prenez ensuite le temps d'examiner le CV du candidat, sa candidature, sa lettre de motivation, ses notes d'entrevue et d'autres informations. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur les questions qui vous permettront de vérifier les compétences matérielles et immatérielles et de confirmer que ce candidat prometteur est vraiment le bon candidat pour le poste.

2. informez les candidats

Veillez à informer le candidat que vous allez vérifier ses références. Vous devez également consulter vos équipes juridiques et de protection des données pour déterminer si le consentement explicite de chaque candidat est nécessaire avant de contacter une référence. Assurez-vous également de bien comprendre quelles informations sur les candidats vous pouvez et ne pouvez pas collecter, ainsi que la manière de gérer ces données par la suite.

3. tenez-vous-en aux questions ouvertes

Les questions ouvertes sont celles qui conviennent le mieux au processus de vérification des références, car elles laissent à la personne référente une plus grande marge de manœuvre pour répondre. En revanche, les questions fermées qui n'appellent qu'une réponse d'un mot ou d'une phrase ont peu de chances de fournir les informations précieuses que vous recherchez. Si certaines questions fermées sont acceptables, en particulier au début et à la fin de la conversation, la plupart de vos questions doivent permettre à la personne interrogée de fournir autant d'informations qu'elle le souhaite. Par exemple :

• Quelles étaient les principales responsabilités du candidat dans son poste ?
• Comment le candidat a-t-il géré les conflits au travail ?
• Quelles sont, selon vous, les principales forces et faiblesses du candidat ?

4. ne faites pas de suppositions

Lorsque vous vérifiez les références d'un candidat, vous devez toujours lui demander d'étayer ses opinions par des faits. Par exemple, si la personne de référence déclare qu'elle pense que le candidat remplirait bien les fonctions du poste, suivez cette réponse par une question secondaire demandant quelles sont les compétences spécifiques qui feraient de ce candidat prometteur un bon choix.

En outre, n'interprétez pas trop l'attitude ou le ton de la personne citée en référence. Sans la connaître personnellement, il est impossible de déterminer s'il s'agit simplement du ton naturel de la personne, si elle passe une mauvaise journée ou une journée stressante, ou si son attitude a quelque chose à voir avec le candidat.

5. ne précipitez pas le processus

Si vous vérifiez les références par téléphone, veillez à prendre suffisamment de temps pour poser toutes les questions. La dernière chose à faire est de précipiter le processus de vérification des références. Si les personnes interrogées se sentent pressées, elles pourraient hésiter à fournir des réponses complètes, et ces vérifications risquent alors de ne pas vous apporter les informations dont vous avez besoin.

En revanche, si vous utilisez le courriel pour envoyer aux candidats un formulaire à remplir, assurez-vous de leur donner plusieurs jours pour le compléter et envoyez-leur un rappel amical, si nécessaire. La technologie de vérification automatisée des références peut accélérer le processus en permettant aux références de fournir des commentaires sur le candidat à partir de n'importe quel appareil et en envoyant automatiquement des rappels. Cependant, vous devez toujours donner aux personnes de référence suffisamment de temps pour remplir ce formulaire.

6. n'interrompez pas la personne de référence

Veillez à ne pas interrompre les personnes de référence pendant qu'elles parlent. Après tout, vous ne voulez jamais empêcher une personne de fournir des informations précieuses sur le candidat. Posez plutôt votre question et laissez à la personne de référence le temps de rassembler ses idées et de répondre.

Toutefois, il n'y a pas de mal à recentrer la discussion si elle s'éloigne trop de la question initiale, ou si des informations privées sur le candidat n’ayant rien à voir avec le poste concerné sont divulguées. Si vous utilisez un logiciel de vérification des références en ligne, tel que Relevate Reference, vous n'avez pas à vous préoccuper de ce problème. Les références peuvent prendre le temps de remplir le questionnaire en ligne au moment qui leur convient le mieux.

7. comment vérifier les références : reconnaissez les signaux d'alarme

Il existe quelques signaux d'alerte à surveiller lors de la vérification des références, tels que :

• Le candidat n'a pas prévenu la personne de référence de l'appel.
• La personne de référence ne peut pas répondre à des questions de base au sujet du candidat.
• Les informations relatives au travail, telles que les titres et les fonctions, ne correspondent pas au curriculum vitae du candidat.
• La personne de référence déclare qu'elle n'est pas la bonne personne pour répondre aux questions.

Ces problèmes peuvent indiquer que le candidat a embelli ses qualifications ou que la personne de référence n'est pas crédible.

8. automatisez le processus de vérification des références

Si vous continuez à vérifier les références manuellement, envisagez d'utiliser un logiciel de vérification des références en ligne. Cette technologie peut automatiser l'ensemble du processus, ce qui vous permet de recueillir des informations de meilleure qualité en moins de temps. Par exemple, Relevate Reference de Randstad peut rationaliser votre processus de vérification des références en signalant des problèmes tels que l'utilisation du même appareil par plusieurs personnes pour remplir le formulaire, ce qui pourrait indiquer une fraude.