comment gérer l'absentéisme au travail: planification proactive et solutions à long terme

L'absentéisme au travail est un défi courant et inévitable. Les employés doivent parfois s'absenter, principalement en raison de maladies occasionnelles, de blessures ou de rendez-vous médicaux. D'autres facteurs incluent le stress, les obligations familiales, les maladies chroniques et l'insatisfaction au travail.

En tant qu'employeur, vous devez adopter une approche planifiée et réfléchie pour éviter que cette question n'ait un impact significatif sur votre entreprise et vos clients.

Heureusement, il existe plusieurs mesures et stratégies pour gérer l'absentéisme au travail. Parmi les plus efficaces, citons une approche proactive, qui permet de mieux gérer les effets des pénuries de personnel grâce à une planification anticipée, ainsi qu'une stratégie à long terme visant à cerner et à traiter les raisons pour lesquelles les employés prennent des congés imprévus.

coûts et causes de l'absentéisme au travail

L'effet de l'absentéisme sur votre entreprise peut devenir sérieux lorsque celui-ci dépasse les niveaux habituels.

Les répercussions peuvent inclure :

• des délais non respectés et des interruptions de travail
• des clients mécontents
• une diminution de la productivité lorsque les employés doivent être redéployés pour combler les absences
• une baisse du moral du personnel confronté à des charges de travail accrues ou imprévisibles

Selon les données de Statistique Canada, le secteur privé a perdu en moyenne 9,5 jours par travailleur en 2023 en raison de l'absentéisme. Ce chiffre dépasse légèrement les 9,1 jours par travailleur observés en 2019, avant la pandémie, ce qui montre que la plupart des employeurs n’ont toujours pas trouvé de solution durable pour s’attaquer à ce problème.

La maladie physique n'est qu'une des raisons pour lesquelles les employés peuvent être incapables de se rendre au travail. En tant qu'employeur, il est essentiel de prendre également en compte la santé mentale des employés. En 2023, deux cinquièmes des employés canadiens interrogés ont déclaré avoir pris des congés au cours des cinq dernières années pour des raisons liées à la santé mentale. Les causes principales ? Les exigences professionnelles (80 % des répondants), les pressions familiales (63 %) et les préoccupations financières (62 %).

Si vous observez une baisse de la productivité des employés, des retards dans les livraisons aux clients, ainsi qu'une hausse des coûts liés aux heures supplémentaires ou aux indemnités de maladie, c'est le signe que vous faites face à un problème d'absentéisme et qu'il est temps d'intervenir.

gérer l'absentéisme sur le lieu de travail : agir

être proactif et planifier

Les employeurs qui réussissent le mieux à gérer l'absentéisme et à en atténuer l'impact sur l'entreprise sont ceux qui privilégient une approche proactive, plutôt que de simplement réagir aux pénuries de personnel et de déployer des efforts considérables pour combler les lacunes dans la main-d'œuvre.

Analysez votre main-d'œuvre et réalisez des audits de compétences pour obtenir une image claire de vos capacités actuelles et des points faibles potentiels lorsque l'absentéisme au travail augmente. Cette approche proactive vous permettra d'anticiper et de mieux gérer les défis liés aux réductions de personnel.

Préparez-vous aux périodes de réduction de la capacité de la main-d'œuvre en identifiant les tâches essentielles au fonctionnement de l'entreprise et en dressant un inventaire précis des connaissances et compétences requises pour les accomplir. Cela vous aidera à prioriser les activités et à déterminer celles qui peuvent être confiées à d'autres employés en cas d'absence de membres clés du personnel.

Ces pratiques sont judicieuses pour la gestion des effectifs et la planification, car elles assurent une utilisation optimale des talents disponibles et permettent de déployer les ressources là où elles sont le plus efficaces, indépendamment des fluctuations d'absentéisme.

En identifiant les compétences nécessaires aux tâches essentielles et en ayant une vision claire des compétences de votre personnel, vous pourrez aussi mieux structurer vos plans de formation et de développement. En établissant des programmes de formation axés sur l'amélioration des compétences dans ces domaines clés, vous assurez le maintien de vos activités essentielles, même en situation de sous-effectif.

rechercher les causes profondes de l'absentéisme

Une autre façon proactive de gérer l'absentéisme et la gestion des effectifs consiste à identifier les raisons sous-jacentes des absences fréquentes. Cette analyse permet de mettre en place des solutions durables à long terme, qui contribuent à maintenir les niveaux d'absentéisme global au minimum.

Les causes profondes d'un taux d'absentéisme élevé peuvent être variées. Bien que les problèmes de santé à long terme et les maladies chroniques soient des facteurs clés, d'autres raisons courantes incluent :

• des aspects négatifs de la culture d'entreprise, comme les brimades au travail ou une gestion inadéquate
• des problèmes personnels affectant la santé mentale ou la capacité de travail des employés
• un équilibre insatisfaisant entre vie professionnelle et vie privée
• un désengagement général et une insatisfaction au travail.

Pour identifier ces problèmes, il est essentiel de maintenir des liens étroits avec votre personnel et de comprendre leur perception de leur travail.

Dans le cadre de sa solution Inhouse Services, Randstad propose un programme de soutien qui vous aide à évaluer le bien-être de vos collaborateurs et à repérer les aspects de leur travail qu'ils apprécient ou qu'ils trouvent plus difficiles. Nous pouvons également vous accompagner dans l'optimisation du recrutement et de la gestion des ressources humaines, une aide précieuse en période de sous-effectif où vous devez embaucher rapidement du personnel fiable.

Nous avons aussi créé un guide contenant des conseils pratiques pour la gestion de l'absentéisme sur le lieu de travail et le maintien de l'efficacité de votre entreprise, même lorsque vos effectifs sont réduits.