4 causes courantes d'absentéisme et comment les gérer.

Le succès en affaires, quel que soit le secteur dans lequel vous évoluez, la taille et la particularité de votre entreprise, dépend toujours des personnes.

Vous avez besoin d’un personnel solide et fiable si vous voulez être en mesure de répondre aux besoins de vos clients, garder une longueur d’avance sur vos concurrents et vous tenir au courant des dernières tendances, des défis et des opportunités dans votre secteur.

C'est pour cela que la gestion de l'absentéisme au travail devrait toujours être une priorité pour les employeurs. Les travailleurs qui prennent des congés imprévus (c’est-à-dire qui n’incluent pas les congés annuels et les jours fériés) sont un aspect inévitable de la gestion d’une entreprise, mais vous devez savoir quand l’absentéisme devient excessif et est susceptible de  menacer votre productivité.

Selon une étude de l'Integrated Benefits Institute, les employeurs aux États-Unis à eux seuls sont confrontés à des pertes de productivité annuelles de 530 milliards de dollars (432 milliards d'euros) du fait de l'absentéisme. Il est estimé, au Royaume-Uni, que le coût économique total des travailleurs prenant congé atteindra 26 milliards de livres (28,7 milliards d'euros) d'ici 2030.

L'examen des principales causes de l’absentéisme au travail peut être une façon d’améliorer votre compréhension non seulement du sujet, mais également de ses répercussions sur votre entreprise. Cela peut vous aider à élaborer un plan engagé et efficace pour le gérer.

mesurer le taux d'absentéisme

La formule d'absentéisme compare les jours de travail disponibles aux absences sur une période donnée. Vous pouvez enregistrer les données relatives à la présence des salariés au niveau individuel, départemental ou géographique. Voici une étude de cas simple pour un employé qui devait travailler 260 jours l'année dernière. (Lors du décompte des jours de travail disponibles, ne tenez pas compte des jours fériés ou des vacances planifiées).

Au cours de l'année, l'employé a pris 15 jours de congé.

15 / 260 x 100 = 5,7 % de taux d'absentéisme

Les taux d'absentéisme varient selon les secteurs d'activité, les régions et les périodes. Par exemple, en 2021, le taux d'absentéisme moyen aux États-Unis était de 3,2 % pour l'ensemble des professions. Cependant, les professions de service affichaient des taux beaucoup plus élevés, certains allant jusqu'à 5,0 %, tandis que la finance était l'un des secteurs les plus bas avec 1,9 %.

En suivant le taux moyen d'absentéisme de vos employés, vous pouvez rapidement déceler des tendances indésirables dans votre entreprise. Vous pourrez également comparer vos effectifs à ceux d'entreprises de taille et de secteur similaires.

Que vous ayez un problème d'assiduité ou que vous souhaitiez travailler de manière proactive à la réduction de votre taux d'absentéisme, vous devez comprendre les principales causes de l'absentéisme avant de pouvoir travailler à sa réduction.

blessures physiques et maladies

Les problèmes physiques de quelque nature que ce soit, généralement du fait d'une blessure ou d'une maladie, sont à l'origine d'une grande partie des absences au travail. Cela peut être un problème particulièrement important pour les employeurs pendant les mois d'hiver, lorsque la toux, le rhume et la grippe saisonnière sont plus fréquents.

Selon les Centers for Disease Control and Prevention (CDC), les employeurs américains font face à des coûts de 36,4 milliards de dollars (27,2 milliards d'euros) par an du fait des jours de travail perdus correspondants à cinq maladies chroniques ou facteurs de risque:

• hypertension
• diabète
• tabagisme
• sédentarité
• obésité 

La pandémie de COVID-19 a fourni un exemple extrême de la façon dont la maladie physique peut avoir un impact dévastateur sur le personnel. Dans l'UE, le nombre de personnes absentes du travail a atteint 22,3 millions au premier trimestre 2020 (au cours duquel le premier cas de coronavirus a été confirmé en Europe), contre 18,5 millions au trimestre précédent. Au deuxième trimestre 2020, ce chiffre a presque doublé pour atteindre 40,9 millions, un niveau d'absentéisme qui a créé des défis majeurs pour les RH des employeurs.

Prendre des mesures actives pour aider vos employés à rester en bonne forme physique et en bonne santé stimulera votre entreprise d'autant plus que cela profitera également aux travailleurs en personne. Envisager des stratégies telles que:

• Introduire des mesures incitatives ou de gamification qui encouragent les employés à marcher ou à faire du vélo pour se rendre au travail
• Veiller à ce que les personnes dont les emplois sont en grande partie sédentaires fasse régulièrement  des pauses pour se lever et se promener
• Promouvoir des journées de sensibilisation à la santé et des événements tels que la Journée mondiale sans tabac
• Mettre gratuitement à disposition des collations saines

problèmes de santé mentale

L'époque où la maladie physique était considérée comme la seule raison légitime pour laquelle les gens s'absentent du travail est désormais révolue. Il est de plus en plus admis depuis quelques années que le bien-être mental est tout aussi important que la santé physique pour que les gens ne se présentent pas seulement au travail, mais qu'ils fassent également bien leur travail.

Les CDC estiment que les troubles de santé mentale «font partie des problèmes de santé les plus lourds aux États-Unis», depuis que près d'un adulte sur cinq a déclaré une sorte de maladie mentale en 2016.

Selon la Mental Health Foundation du Royaume-Uni, près de 15% des personnes, c'est-à-dire près d'un sixième de la population active, souffrent de problèmes de santé mentale au travail. Cette recherche a également montré qu’offrir un meilleur soutien en matière de santé mentale aux employés pourrait permettre aux entreprises britanniques d’économiser jusqu’à 8 milliards de livres sterling (8,7 milliards d’euros) par an.

Alors que pouvez-vous faire, en tant qu'employeur, pour reconnaître l’importance de cette question et aider vos employés à demeurer en bonne santé mentale?

La première étape consiste à avoir des conversations franches et honnêtes sur le sujet afin de réduire la stigmatisation et d’encourager les employés à parler à leurs collègues ou supérieurs hiérarchiques quand ils ont besoin d’aide. Vous pouvez fournir une aide et un soutien précieux à votre personnel en lui donnant accès à des ressources comme des ateliers, des séminaires et du matériel en ligne sur la santé mentale.

Encourager les gens à maintenir de bonnes pratiques en matière de santé physique comme faire régulièrement de l’exercice et bien manger contribuera également à leur bien-être mental.

Tout investissement que vous faites dans les ressources ou provisions en santé mentale pour votre personnel est susceptible d’être récupéré grâce à la diminution de l’absentéisme. De plus, le présentéisme, c'est-à-dire quand la productivité des employés diminue parce qu'ils viennent travailler même quand ils ne sont pas au meilleur de leur forme, finira également par être moins courant.

intimidation et harcèlement

Si l’intimidation et le harcèlement deviennent un problème sur votre lieu de travail, il est probable que vous verrez également des taux d’absentéisme supérieurs à la moyenne, parce les personnes devant faire face à ce type de problème sont susceptibles de prendre congé du fait du stress et de l’anxiété en résultant.

Il s'agit malheureusement d'un problème extrêmement courant. Un sondage de Monster.com publié en 2019 a montré que près de 94% des personnes interrogées avaient été victimes de harcèlement au travail, par rapport à 75% en 2008. Plus de la moitié (51%) des participants au sondage Monster a dit avoir été intimidé par un patron ou supérieur hiérarchique et cela est particulièrement surprenant.

Il s’agit clairement d’une question qui exige une réponse réfléchie mais ferme de la part des RH. Voici quelques mesures que vous pourriez envisager d’adopter:

• Élaborer des politiques précisant les types de comportements considérés comme de l’intimidation ou du harcèlement et la façon dont ils seront traités
• Préciser les canaux et les méthodes que les gens peuvent utiliser pour signaler des incidents ou des préoccupations en toute confidentialité
• Avoir une procédure d’enquête claire, y compris les délais, qui doit être suivie chaque fois qu’un rapport ou une plainte est présenté(e)
• Régulièrement examiner et recueillir des commentaires sur les politiques en matière d’intimidation et de harcèlement pour s’assurer qu’elles sont effectivement adaptées à leur objectif

recherche d'emploi

Assister à un entretien d'embauche ou à une évaluation pour un nouveau poste de travail est une autre raison courante pour laquelle les gens prennent des congés imprévus sans toutefois utiliser leurs congés annuels. Les employés pourraient aussi affirmer être malades pour se donner le temps de chercher d’autres emplois, de mettre à jour leur CV ou de faire des candidatures.

C’est un autre cas où vous devez avoir des politiques claires en place pour que les travailleurs sachent ce que l’entreprise considère comme des raisons acceptables d’absence.

Certains employeurs pourraient être disposés à permettre à leur personnel d'assister à des entretiens d'embauche pendant les heures normales de travail. Bien que cela puisse être à l'origine de préoccupations quant au potentiel taux élevé de roulement du personnel, faire confiance à vos employés avec un certain niveau de liberté et de contrôle sur leur travail pourrait accroître leur satisfaction au travail, ce qui les rendrait moins susceptibles de vouloir partir en premier lieu.

Si vous êtes aux prises avec des taux élevés d’absentéisme et que vous pensez que la recherche d’emploi est un facteur contributif, cela pourrait vous indiquer que vous devriez repenser vos méthodes d’embauche et la façon dont vous interagissez avec vos employés.

Nous avons fait un bref guide examinant en détail la question de l’absentéisme sur le lieu de travail et indiquant des façons d'aborder ce défi.