Des études montrent que plus de la moitié des employeurs canadiens déclarent que leurs entreprises font face à d’importantes difficultés liées à l’écart de compétences. Cette pénurie continue de compétences a une incidence sur les employeurs qui emploient des effectifs importants à des niveaux encore plus élevés. Par exemple, 78 % des employeurs de l’industrie de l’hébergement et de la restauration, 67,8 % des employeurs du secteur du commerce de détail et 67,6 % de l’industrie de la fabrication font face à des écarts de compétences au sein de leur main-d’œuvre. Ce problème est encore plus marqué par le resserrement du marché du travail actuel.
Ce manque de travailleurs qualifiés empêche certaines organisations d’accepter de nouveaux projets ou d’implanter de nouvelles technologies dans leur milieu de travail. En fin de compte, cela peut avoir une incidence sur leur capacité à demeurer concurrentielles dans les économies actuelles en constante évolution. Les entreprises ne peuvent plus rester les bras croisés et observer l’écart de compétences se creuser encore plus. Elles doivent plutôt prendre des mesures efficaces dès maintenant pour acquérir et conserver les compétences recherchées.
L’une des façons les plus efficaces de préparer votre main-d’œuvre pour aujourd’hui et pour les années à venir est d’élaborer une solide stratégie de planification de la main-d’œuvre. Ce type de plan d’affaires peut aider votre entreprise à déterminer les compétences et les talents dont elle a besoin aujourd’hui et demain, ainsi qu’à élaborer des stratégies à court et à long terme pour acquérir et conserver ces compétences.
Dans ce guide, nous examinerons les erreurs les plus courantes que font les employeurs lorsqu’ils élaborent et exécutent une stratégie de planification de la main-d’œuvre. Apprendre de ces erreurs courantes peut aider votre entreprise à éviter de les commettre lors de l’élaboration de son plan.
Qu’est-ce que la planification de la main-d’œuvre et pourquoi est-elle importante?
La planification de la main-d’œuvre consiste à évaluer les besoins actuels et futurs de votre organisation en matière de main-d’œuvre, d’aptitudes et de compétences, à cerner les écarts de compétences et à élaborer des stratégies pour acquérir ces compétences particulières. Pour les petites entreprises, la planification de la main-d’œuvre peut être un processus simple. Mais pour les employeurs qui emploient des effectifs importants, le processus de planification peut être assez complexe et nécessitera probablement la mise sur pied d’un comité de planification.
Toutefois, lorsqu’elle est effectuée correctement, la planification de la main-d’œuvre peut procurer à votre entreprise un large éventail d’avantages :
- cerner les écarts de compétences précis au sein de la main-d’œuvre;
- prévoir les besoins futurs de l’entreprise en matière de talents;
- améliorer le processus d’embauche et les résultats;
- réduire les coûts de recrutement et de gestion de la main-d’œuvre;
- fournir les perspectives des travailleurs en temps réel;
- bâtir une main-d’œuvre agile et souple que vous pouvez adapter au besoin.
La planification de la main-d’œuvre est un excellent outil en tout temps, mais avec la pénurie de main-d’œuvre et de l’écart grandissant de compétences, elle est devenue un élément essentiel du succès des entreprises. En l’absence d’une stratégie solide, votre entreprise aura probablement une longueur d’avance sur ses concurrents.
8 erreurs courantes de planification de la main-d’œuvre
1. ne pas élaborer de stratégie structurée de planification de la main-d’œuvre
L’une des plus grandes erreurs des organisations en matière de planification de la main-d’œuvre est de ne pas élaborer une stratégie structurée. En général, cela se produit lorsque les organisations se concentrent uniquement sur leurs besoins actuels en matière de talents et que la planification de la main-d’œuvre est étroitement liée au processus de recrutement. Ce processus non structuré ne peut pas seulement s’avérer plus coûteux et plus long, mais il est également peu susceptible d’obtenir les résultats dont votre entreprise a besoin.
Il est plutôt important d’investir dans une stratégie de planification de la main-d’œuvre bien structurée que vous pouvez adapter pour répondre aux besoins actuels et futurs de votre entreprise. Cela vous demande d’aller au-delà des besoins actuels de l’entreprise et de déterminer les aptitudes, talents et compétences dont elle aura besoin au cours des douze prochains mois ou des trois, cinq ou même dix prochaines années.
Par exemple, si votre entreprise prévoit ouvrir un nouveau centre de production ou de distribution dans un nouvel emplacement, commencez le processus de planification de la main-d’œuvre sans attendre. Prenez le temps d’élaborer un plan d’acquisition des travailleurs qualifiés nécessaires pour doter un nouveau site. Par exemple, certains de vos travailleurs actuels peuvent-ils être transférés au nouvel emplacement? Vous pouvez également déterminer les compétences requises pour ouvrir ce nouvel emplacement et prendre des mesures pour constituer de façon proactive un bassin de talents potentiels.
En intégrant des objectifs à court et à long terme à votre stratégie de planification de la main-d’œuvre, votre entreprise peut toujours garder une longueur d’avance sur la concurrence, ce qui est crucial compte tenu du resserrement du marché du travail actuel.
2. ne pas harmoniser les objectifs des RH avec les objectifs d’affaires
Une autre erreur courante consiste à ne pas harmoniser les objectifs des ressources humaines (RH) avec les objectifs d’affaires. Cette erreur peut vous coûter très cher. Si vos objectifs de planification de la main-d’œuvre ne correspondent pas à la vision globale de l’entreprise, vous risquez de perdre du temps et des ressources à élaborer des stratégies inutiles.
Par exemple, supposons que vous reconnaissez un besoin de compétences numériques supplémentaires en milieu de travail. Ce que vous ne savez pas, c’est que l’entreprise prévoit mettre à niveau sa technologie au cours des prochains mois. Dans ce scénario, vous êtes susceptible d’élaborer un programme de formation fondé sur les besoins actuels de l’entreprise plutôt que sur les compétences nécessaires pour gérer la nouvelle technologie. Sans collaboration avec les hauts dirigeants, vous perdrez du temps à acquérir des compétences dont l’entreprise n’a plus besoin.
Pour éviter que cela ne se produise, il est essentiel que vous collaboriez avec la haute direction pour mieux comprendre les buts et objectifs généraux de l’entreprise. Cette collaboration permet de s’assurer que vos efforts de planification de la main-d’œuvre sont axés sur les objectifs de l’entreprise et que tous travaillent à l’atteinte des mêmes objectifs.
3. ne pas avoir le soutien de la haute direction
La planification de la main-d’œuvre est une pratique opérationnelle qui nécessite l’adhésion de la haute direction. Tout d’abord, vous devrez investir dans les bons outils, comme la formation et le perfectionnement des talents, pour mettre en œuvre une stratégie efficace de planification de la main-d’œuvre, qui nécessite l’approbation de la direction. Deuxièmement, il faut qu’au moins quelques membres de l’équipe de direction participent au processus de planification pour veiller à l’harmonisation avec la vision de l’entreprise.
Malheureusement, cette adhésion peut être difficile à obtenir, surtout à un moment où l’inflation fluctue. Il est toutefois important que votre équipe des RH suscite un sentiment d’urgence. Elle devrait expliquer aux dirigeants de l’entreprise les répercussions de la pénurie actuelle de main-d’œuvre et de l’écart continu de compétences et que la seule façon de surmonter ces défis est de prendre des mesures proactives, comme la création d’une stratégie de planification de la main-d’œuvre.
Cela est particulièrement important pour les entreprises qui ont besoin d’effectifs importants pour atteindre leurs objectifs de production. En l’absence de stratégie de planification de la main-d’œuvre, les difficultés à acquérir des talents qualifiés ne feront qu’augmenter au cours des prochaines années.
4. entretenir une collaboration interfonctionnelle limitée
Bien que nous ayons déjà discuté de la nécessité d’intégrer les membres de la direction à l’équipe de planification de la main-d’œuvre, d’autres membres clés sont tout aussi importants, notamment le personnel des RH, le service des finances et des technologies de l’information (TI), les gestionnaires de terrain et les superviseurs de quart. C’est seulement grâce à une collaboration interfonctionnelle avec l’ensemble de l’équipe que votre organisation peut élaborer une stratégie solide qui répond aux besoins uniques de l’entreprise.
Dès le départ, établissez un calendrier indiquant la fréquence des réunions de votre équipe afin que chacun connaisse le niveau d’engagement attendu. Élaborer également un mode de communication qui tient tous les membres de l’équipe au courant du dernier aspect de la stratégie de planification de la main-d’œuvre. Un plan de communication solide peut permettre à tout le monde de rester sur la même longueur d’onde. La communication sera la clé du succès de la mise en œuvre de ces stratégies.
5. ne pas favoriser un mouvement continu
La planification de la main-d’œuvre n’est pas un processus fixe ni une stratégie ponctuelle,mais plutôt un processus continu qui évolue selon les besoins de l’entreprise. Il s’agit d’un processus en cinq étapes qui fonctionne en boucle continue.
Ce processus circulaire est nécessaire parce que les buts et objectifs globaux de l’entreprise peuvent changer considérablement d’une année à l’autre. Et dans certains cas, d’un mois à l’autre. Vous devriez établir un horaire en fonction des exigences particulières de votre entreprise pour réévaluer votre stratégie de planification de la main-d’œuvre et reprendre les cinq étapes du début.
Cette évaluation fréquente vous permet d’évaluer régulièrement les compétences actuelles de l’entreprise et de cerner tout écart de compétences au sein de la main-d’œuvre. Cela vous permet également de rétablir les objectifs de l’entreprise et de déterminer si des changements se profilent à l’horizon. Cette évaluation continue est essentielle au succès à long terme de votre stratégie de planification de la main-d’œuvre.
6. sous-utiliser la technologie et les données
N’oubliez pas d’intégrer des données analytiques à votre stratégie de gestion de la main-d’œuvre. Sinon, vous pourriez vous retrouver à faire des suppositions au lieu de préparer avec précision l’entreprise pour l’avenir. Commencez par recueillir et analyser des mesures de base du milieu de travail, comme les taux de roulement, la qualité des embauches, les taux de productivité, les taux de conformité et les taux de postes vacants. Ces données peuvent vous aider à cerner les défis particuliers au sein de l’entreprise et à établir une base de référence pour mesurer les résultats.
Vous devriez également utiliser des technologies plus avancées, comme l’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle. Cette technologie peut jouer un rôle essentiel dans la prévision des besoins futurs de l’entreprise, la détermination des écarts de compétences et la détermination des compétences qui pourraient devenir désuètes. Sans ces données analytiques, il pourrait être presque impossible pour votre équipe de prévoir avec précision tous les besoins futurs de l’entreprise.
Heureusement, la plupart des entreprises recueillent déjà une grande quantité de données sur la main-d’œuvre. Demandez à votre service des TI de vous fournir les outils analytiques nécessaires à la transformation de ces données en résultats significatifs. Il y a tellement de données que vous pouvez utiliser pour évaluer l’état actuel de votre main-d’œuvre et prévoir ses besoins futurs. Ne faites pas l’erreur de ne pas maximiser l’utilisation des données analytiques.
7. ne jamais évaluer et ajuster la stratégie
L’une des erreurs courantes que commettent de nombreuses entreprises dans l’exécution de nombreuses stratégies commerciales est qu’elles n’évaluent pas et n’ajustent pas leur stratégie. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que votre première stratégie fonctionne parfaitement et n’ait jamais besoin d’ajustement. De plus, tout comme les besoins de votre organisation changent et évoluent constamment, votre stratégie de planification de la main-d’œuvre doit également évoluer.
Prenez le temps de faire le suivi des jalons et utilisez des mesures prédéterminées pour mesurer le succès global de votre stratégie actuelle et apporter des modifications au besoin. Vous devez également redéfinir les buts et objectifs de votre entreprise et vous assurer que les stratégies en place restent harmonisées à ces derniers. Enfin, élaborez de nouvelles stratégies de planification de la main-d’œuvre pour répondre aux besoins nouveaux et émergents en matière de talents de l’entreprise.
En analysant et en ajustant continuellement vos stratégies de planification de la main-d’œuvre, vous pouvez être sûr d’utiliser les outils les plus efficaces pour répondre aux besoins actuels et futurs de votre entreprise en matière de talents.
8. être réticent à investir dans le soutien externe
Gérer un effectif important n’est pas une tâche facile. Entre les absences de dernière minute et les congés prévus, il peut être difficile de s’assurer d’avoir suffisamment de travailleurs pour combler tous les quarts de travail. Pour faciliter ce processus, de nombreuses entreprises comptent sur des travailleurs flexibles, comme des travailleurs occasionnels, pour fournir un soutien supplémentaire au besoin. Cette stratégie permet aux entreprises d’augmenter ou de réduire leur main-d’œuvre pour répondre aux demandes de production.
Bien qu’il puisse s’agir d’une stratégie efficace, la gestion d’une main-d’œuvre occasionnelle comporte également des complexités. Votre entreprise peut avoir le meilleur des deux mondes en s’associant à une agence comme Randstad pour gérer le processus de gestion des effectifs occasionnels pour vous. Grâce aux services internes de Randstad, votre spécialiste de comptes sur place peut gérer de nombreuses tâches quotidiennes liées à la gestion d’une main-d’œuvre occasionnelle afin que vous ayez plus de temps pour élaborer la stratégie globale de planification de la main-d’œuvre de l’entreprise.
Pour en savoir plus sur l’intégration d’une stratégie de planification de la main-d’œuvre pour répondre aux besoins de vos effectifs importants, téléchargez notre guide de planification de la main-d’œuvre dès aujourd’hui.