13 astuces de productivité des employés à essayer au sein de votre entreprise.

Êtes-vous prêt à faire décoller la productivité de vos employés ? Si oui, commencez par suivre l’un de ces 13 conseils pour améliorer leurs performances. 

1. améliorez votre lieu de travail

Depuis l’éclairage jusqu’aux couleurs, en passant par l’acoustique de votre lieu de travail, les conditions dans lesquelles travaillent vos employés peuvent affecter leur productivité globale. Une étude a par exemple montré que parmi les individus interrogés, 5 à 15% d’entre eux se disent davantage productifs dans des environnements correctement climatisés simplement parce qu’ils les trouvent plus confortables et agréables. Et d’autres enquêtes ont montré que la fatigue causée par une chaleur trop importante peut réduire la productivité de 2% par degré supérieur à 25 degrés °C (77 degrés °F). 

Une étude de l’Université du Texas indique que la couleur d’un espace peut affecter la qualité et la productivité. Ainsi, certaines personnes travaillaient moins bien dans une pièce rouge que dans une pièce bleue, et les chercheurs ont établi que la plupart des individus sont davantage enclins à faire des erreurs dans une pièce blanche. 

Cela signifie-t-il que vous devez régler le thermostat sur une température spécifique et peindre les murs intérieurs de l’usine dans des teintes bleutées apaisantes ? Pas nécessairement. Mais cela signifie toutefois que vous devriez faire attention à la façon dont différentes conditions de travail peuvent affecter la productivité moyenne de vos équipes. Parmi les facteurs qu’il peut être judicieux que vous testiez, citons :

• L’acoustique. Pouvez-vous modifier ou réduire l'acoustique, jouer de la musique ou équiper vos collaborateurs de bouchons d’oreille ou d’autres équipements de sécurité visant à réduire les bruits forts ou les distractions? Parlez aux membres de l’équipe et essayez différents environnements sonores afin de trouver des options permettant d’optimiser la productivité.
• L’éclairage. La lumière naturelle est souvent un apport positif au lieu de travail, mais cela n’est pas toujours possible. Essayez différents types et intensités de lumière afin de déterminer ce qui est le plus approprié pour vos équipes. 
• Couleurs et design. Créez des environnements visuellement attrayants, ou en tout cas des zones de travail qui ne soient pas criardes et qui ne détournent pas l’attention.

2. accordez des horaires flexibles lorsque cela est possible

Les employés ayant la possibilité de travailler selon des horaires flexibles sont susceptibles de voir leur productivité fortement augmenter. Près de 30% des participants au sondage ont estimé que leur productivité a connu cette belle hausse grâce à la flexibilité de leurs horaires de travail. Encore plus parlant, une étude de l’Université de Cranfield a révélé que 90% des cadres estiment que des horaires variables améliorent non seulement la productivité mais également la qualité du travail fourni. 

Ces résultats pourraient entre autres s’expliquer par le fait que les individus sont prédisposés génétiquement à être plus productifs à des moments différents. Mais pourquoi donc ? Simplement parce que nos rythmes circadiens (l’ensemble des processus naturels corporels visant à réguler le sommeil et le niveau d’énergie) individuels nous sont propres et diffèrent les uns des autres.

Que vous puissiez ou non véritablement proposer à vos collaborateurs des horaires flexibles, lesquels leur permettraient de décider de leurs propres horaires et d'aller et venir à leur guise, dépend entièrement de la nature et des besoins de votre entreprise. Notez que de nombreuses organisations parviennent à proposer un système d'horaires souple en travaillant de concert avec les employés et les équipes. Ce système veille à toujours couvrir les besoins de l'entreprise tout en permettant aux collaborateurs de travailler pendant les plages horaires qui leur conviennent le mieux.

3. renforcez la formation de vos employés

Une étude portant sur la relation entre la formation et le rendement des travailleurs a révélé qu'une gestion des ressources humaines solide était essentielle dès le début et tout au long de la formation. Cette constatation relève à vrai dire du bon sens : les employés qui savent ce qu'ils font et se sentent en confiance à leur poste sont susceptibles d'être plus rapides et plus précis que les employés qui ne comprennent pas aussi bien leur travail.

Prenez le temps de créer un plan de formation pour l'ensemble de votre équipe. Prévoyez un plan d'intégration qui permette aux employés de partir du bon pied, mais n'oubliez pas d'aborder la formation continue, le coaching et les opportunités de développement, ainsi que le recyclage annuel et les formations de conformité.

4. encourage employee health and wellness

La santé, la sécurité et le bien-être psychosocial ont un impact modéré sur la productivité. Les seuls autres facteurs apparaissant comme plus impactants dans l'étude sont le salaire et les avantages sociaux. Ne vous laissez donc pas tromper par le terme "modéré" : le bien-être des employés est assurément un facteur important de productivité.

Outre les nombreuses autres stratégies de cette liste pouvant contribuer au bien-être des employés, voici quelques idées pour le préserver et l’encourager au sein de votre organisation :

• Proposez des programmes d'activité physique. Encouragez la marche ou tout autre mouvement, ou encore créez un espace où les employés peuvent aller pendant les pauses pour faire quelques pas.
• Proposez des programmes de bien-être. Ceux-ci peuvent être proposés dans le cadre d'un ensemble d'avantages sociaux ou séparément, et aident les employés à se mettre en relation avec des salles de sport et autres prestataires de services de bien-être, ainsi qu'avec des services tels que la thérapie.
• Donnez la priorité à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Mettez en place des politiques qui aident les travailleurs à prendre soin d'eux-mêmes et de leur famille tout en réussissant au travail.

5. faites bon usage de la rétroaction positive

Vous est-il arrivé de penser que les employés ne travaillent pas de façon optimale tout simplement parce qu’ils ne savent pas ce que cela signifie ? Valoriser les employés pour leur productivité élevée ou toute autre performance positive sert deux objectifs d’importance : 

• Les récompenser pour un travail bien fait, ce qui augmente la probabilité qu’ils le réitèrent dans le futur. 
• Montrer aux autres collaborateurs ce qui constitue une performance optimale (et les récompenses qui l’accompagnent), de sorte qu’il est plus probable qu’ils essaient eux aussi d’en faire de même.

6. encouragez les pauses intuitives

Une étude a utilisé des données recueillies via une appli de productivité appelée DeskTime dans le but de comprendre les habitudes de travail des individus les plus productifs. L’un des faits saillants découverts par cette étude est que les individus qui accomplissent le plus grand volume de travail ont tendance à prendre davantage de pauses. En moyenne, et selon les données recueillies, les personnes qui travaillent environ 52 minutes pour ensuite faire une pause de 17 minutes étaient plus productives que les autres.

A l’évidence, vous n’avez pas forcément intérêt à salarier vos collaborateurs pour qu’ils suivent un tel emploi du temps. En effet, sur une journée normale de 8 heures, cela pourrait représenter 118 minutes de salaire pendant lesquelles aucun travail n’aurait été réalisé.

Cela étant dit, inclure plusieurs pauses rémunérées tout au long de la journée pourrait résulter en un volume de production supérieur lorsque les employés travaillent, chose qui pourrait être bénéfique pour vos résultats.  N’oubliez pas non plus que “pause” ne doit pas forcément rimer avec “interruption de tout travail”. Il peut simplement s’agir de passer à une activité différente au bout de 45 ou 50 minutes afin que le corps et l’esprit de vos collaborateurs puissent se reposer de la tâche qu’ils accomplissaient jusqu’alors. 

7. placez vos collaborateurs à des postes qui leurs sont adaptés 

Placer les personnes aux bons postes peut augmenter la productivité en tirant le meilleur parti des compétences naturelles, de l'expérience, des connaissances et du désir de chacun pour son travail. Cela ne signifie pas que vous devez avoir un travailleur très expérimenté pour chaque poste : en effet, vous aurez parfois à embaucher une personne moins expérimentée et ensuite la former. Mais le fait de prêter attention à l'adéquation globale entraîne une amélioration de la productivité à tous les niveaux. Voici quelques conseils afin d’y parvenir :

• Déterminez quelles sont les compétences et l’expérience apportées par chaque individu et comment elles s’appliquent à différents postes au sein de votre entreprise.
• Demandez à vos collaborateurs quels sont leurs objectifs personnels et leurs désirs en matière de travail afin de savoir comment les associer aux bonnes opportunités.
• Veillez donc à constamment réévaluer votre personnel pour savoir quand il est potentiellement temps de transférer des employés vers d'autres opportunités.

8. établissez des objectifs clairs et ciblés

Cherchant à comprendre l'impact des objectifs sur la productivité, des chercheurs ont mené des expériences à la Training Factory for Energy Productivity de la Technische Universität München. Pour ce faire, ils ont mesuré les performances qualitatives et quantitatives au sein d’une usine afin de déterminer si la fixation d'objectifs clairs améliorait la production en dehors de l’influence d'autres facteurs, tels que les incitations financières. Les chercheurs ont constaté que, même sans mesures incitatives à destination des travailleurs, poser des objectifs clairs avait un impact positif, augmentant les performances de 12 à 15 %. Voici différentes raisons pour lesquelles les objectifs peuvent améliorer la productivité :

• Ils donnent aux collaborateurs un but à atteindre dans le cadre de leur travail. La plupart des individus veulent réussir dans l’absolu, mais vous devez leur dire comment et dans quelle mesure. 
• Ils incitent à se dépasser et faire toujours plus. Le simple fait de fixer un but peut être un excellent moyen d’inciter vos collaborateurs à en faire un peu plus chaque jour. 
• Ils offrent un cadre pour les programmes d’intéressement. Si vous avez réellement l’intention de motiver vos collaborateurs par le biais de récompenses et de bonus ou que vous souhaitez lier les augmentations salariales et promotions aux performances individuelles, vous devez disposer d’objectifs clairs afin que tout le monde sache quelle est votre base de référence. 

9. éliminez les tâches non-prioritaires ou perturbantes

Les travailleurs sont confrontés à environ 56 distractions par jour, ce qui peut entraîner jusqu'à deux heures de travail récupération de ces perturbations chaque jour. Une étude de l'UC Irvine indique également qu'il faut environ 23 minutes, en moyenne, pour se remettre de ces interruptions et retrouver une productivité maximale. 

Prenez le temps d'examiner votre flux de travail et vos processus opérationnels afin de réduire les distractions et dérangements à tous les niveaux. Supprimez les réunions, courriels et annonces superflus, et veillez à ce que les employés ne soient pas obligés de constamment arrêter les chaînes de production dans le but de régler des problèmes de machines. Identifiez les goulets d'étranglement et créez des solutions pour garantir la fluidité du travail, réduisant ainsi le nombre de fois où les collaborateurs doivent s'arrêter pour attendre que le travail leur parvienne.

10. faites de la qualité une priorité

Souvenez-vous que la production ne consiste pas simplement à produire un nombre spécifique de widgets par heure. Il est indispensable que ces widgets fonctionnent, qu'ils soient destinés en l’état aux clients finaux ou qu'ils alimentent l’étape suivante d'un processus. En effet, une qualité médiocre amoindrit la productivité, même si vos flux de travail produisent des résultats à un niveau maximal. Les produits de mauvaise qualité doivent être retravaillés, ce qui double, voire triple, le temps nécessaire à l'accomplissement du travail.

Veillez à créer des processus, une formation et une culture d’entreprise qui valorisent la qualité. Il est parfois préférable de réduire légèrement la productivité afin de s'assurer que chaque produit est de la meilleure qualité possible. Si par exemple vous demandez à vos employés de produire 10 widgets par heure, mais que vous recevez en moyenne deux gadgets de qualité inférieure qui doivent être rejetés ou retravaillés, vous n'obtenez en réalité que huit gadgets par heure. Vous pourriez ainsi essayer de réduire vos exigences horaires à huit widgets : s'ils sont tous acceptables, vous vous serez épargné les retouches et le gaspillage, ce qui signifie que vous serez globalement plus productif.

11. améliorez l’engagement de vos employés

Les entreprises ayant les employés les plus engagés sont 21% plus profitables que celles dont les employés sont les moins engagés. Parmi d’autres avantages liés à l’engagement des employés on peut citer une sécurité, une fidélisation des clients ainsi qu’une productivité plus élevées. 

Veillez à ce que vos collaborateurs soient engagés en :

• Créant une main-d’oeuvre inclusive et une culture d’entreprise positive
• Encourageant les boucles de rétroaction : ne vous contentez pas de faire part à vos collaborateurs de leur niveau de performance. Demandez-leur plutôt de fournir des commentaires honnêtes sur leurs collègues et superviseurs dans un cadre structuré, et faites le suivi de leurs commentaires 
• Donnant à vos collaborateurs les moyens de s'approprier leur travail et de prendre les décisions appropriées dans le cadre du processus
• Vous efforçant de construire des équipes soudées qui réalisent le travail et atteignent les objectifs main dans la main plutôt qu’individuellement 

12. considérez vos collaborateurs comme des individus distincts

Si le travail d'équipe est généralement essentiel pour toute organisation, il est également important de se rappeler que votre main-d'œuvre est composée de personnes individuelles. Ce qui permet d'augmenter la productivité d'un collaborateur peut ne pas être idéal pour un autre. Bien qu’il soit naturellement hors de question de faire du favoritisme et que vous deviez travailler avec les ressources humaines afin de garantir un traitement juste et équitable de l’ensemble du personnel, vous pouvez trouver des moyens individuels de motiver chaque travailleur.

Ainsi, certaines personnes n'aiment par exemple pas se trouver sous les feux de la rampe et ne souhaitent pas être reconnues publiquement. Elles préféreront donc peut-être recevoir un courriel de remerciement pour leurs services, avec copie à votre directeur. D'autres apprécieront au contraire qu'on leur dise qu'ils ont fait du bon travail devant toute l'équipe.

13. collaborez avec un partenaire RH tel que randstad

Pour terminer, envisagez de collaborer avec un partenaire RH afin de dénicher les bons talents, les intégrer de façon efficace et efficiente, et leur apporter un soutien permanent favorisant la productivité.