Cette année, nous célébrons la semaine nationale de l’action bénévole en échangeant virtuellement avec Carrie Harris et Shannon Viegas sur la façon d’encourager le bénévolat au sein de leur équipe dans notre contexte de télétravail. Carrie et Shannon sont des figures importantes de l’engagement communautaire chez Randstad. Elles pilotent un certain nombre d’activités d’engagement bénévole et communautaire qui va des collectes de sang aux collectes pour des banques alimentaires, jusqu’au bénévolat pour des événements de Randstad comme notre vente aux enchères annuelle et Pédalons pour Myriam. Elles ont de précieux conseils à partager pour motiver vos équipes et faire bouger les choses tout en respectant la distanciation sociale.
Randstad : Pour commencer, parlons de ce qui motive votre équipe à faire du bénévolat.
Carrie : Pour moi, il s’agit de donner une valeur personnelle à l’événement. Essayez d’impliquer les membres de leur collectivité et de leur entourage, la famille et les amis. Insufflez-y une dimension personnelle et faites-en quelque chose qui est accessible. Gardez aussi en tête le temps dont les gens disposent ainsi que leurs autres obligations dans la journée. Essayez de leur offrir plusieurs façons de participer.
Shannon : Oui, je pense que le plus important, c’est de faciliter la participation. L’obligation de trouver soi-même des occasions de bénévolat et la façon de participer engendre souvent la paralysie et l’inaction. Il faut donc faciliter les choses et trouver une activité qui peut être répétée. Comme nous sommes tous en télétravail, ce n’est pas aussi facile que lorsque nous pouvions aller participer ensemble à une activité bénévole locale. Nous avons des gens partout, donc trouver une occasion de faire du bénévolat est tout un défi. Il est utile d’avoir un thème. Par exemple, nous venons juste d’organiser une collecte de sang et tout le monde en parlait. Nous avons expliqué qu’il y avait un besoin urgent, et nous les avons motivés à trouver un thème en leur laissant un certain degré d’autonomie pour le développer.
Carrie : J’ajouterais qu’il faut simplifier le processus. Plus ce sera simple, plus les gens participeront. Et aussi, partagez vos idées. Si votre équipe fait quelque chose d’intéressant, faites-le savoir aux autres pour qu’ils puissent s’en inspirer. Par exemple, lors de notre campagne de gestes de bonté spontanés, j’ai demandé aux membres de mon équipe de me dire comment ils souhaitaient s’impliquer et je leur ai donné quelques suggestions basées sur ce que d’autres personnes faisaient.
Un autre exemple : ce sera bientôt le Jour de la Terre. Je m’assure donc que tout le monde y pense. J’envoie des invitations à mon équipe et à tous ceux que le sujet pourrait intéresser. Je leur envoie aussi un message pour leur indiquer le début de la Semaine de l’action bénévole. Ces petits rappels sont très utiles.
Shannon : J’aime parler à mon équipe après un événement de bénévolat. Nous ferons donc un appel vidéo vendredi et nous discuterons de nos actions bénévoles pour en faire une histoire d’équipe plutôt que des gestes individuels. Nous essayons de manger ou de passer une heure ensemble en ligne, ou de faire autre chose, sans parler du travail.
Randstad : Bonne idée. Faire un retour et s’assurer que tout le monde s’exprime sur ce que lui a apporté cette expérience. Nous savons que faciliter le bénévolat ne va pas nécessairement faire vibrer les gens, mais vous leur faites partager leurs propres expériences. Comment cela se passe-t-il habituellement? Est-ce que les gens s’expriment ouvertement?
Shannon : Oui. Et je demande toujours des photos et les gens les partagent volontiers. Par exemple, à l’occasion de la journée des banques alimentaires, j’ai vu défiler des photos toute la journée. C’était formidable de voir une personne avec son mari et une autre avec ses enfants. C’était magnifique de voir toutes ces photos. À la fin, je les ai réunies et je les ai envoyées à tout le monde. Nous avons ensuite parlé de ce que signifie être bénévole pour chaque personne. Nous avons eu un échange ouvert et très drôle sur la façon dont certains enfants ont participé. C’était léger et réjouissant et je pense que nous en avons tous besoin.
Carrie : Shannon a raison. Les photos jouent un rôle très important. Elles captent les émotions. Vous savez certainement qu’une image vaut mille mots, n’est-ce pas ?
Randstad : Êtes-vous d’avis que l’action bénévole et l’implication communautaire ont une influence sur la façon dont notre entreprise est perçue ?
Carrie : Sans aucun doute. Je vais vous donner un exemple. À Noël, nous faisons une collecte de jouets. Nous recueillons des dons de nos clients, ce que je trouve formidable. L’un de nos clients vend des tisanes vitaminées naturelles et il est très engagé dans la collectivité. Chaque fois que je lui ai demandé s’il voulait préparer un panier pour cette collecte, il l’a fait avec plaisir. Je leur laisse quelques jours pour y penser et ils embarquent. Ils aiment que nous soyons aussi engagés qu’eux auprès de la communauté. Il ne s’agit donc pas seulement de vos relations personnelles. Vous pouvez également faire appel aux partenariats que vous avez établis avec vos clients.
Randstad : Pendant la pandémie, nous essayons de faire cela à distance. Notre approche du bénévolat s’en est trouvée changée. Avez-vous des conseils à donner aux employeurs qui essaient de mettre quelque chose sur pied actuellement ? Que devraient-ils faire autrement ?
Shannon : Lors du premier confinement, nous avons tous pensé « C’est impossible. Comment allons-nous faire ? On ne peut même pas se rassembler, comment organiser une journée de bénévolat ? ». Nous nous sentions dans une impasse, persuadés qu’on ne pouvait pas le faire. Finalement, nous y avons vu une occasion extraordinaire de renforcer le moral des troupes. Créer un esprit d’équipe, c’est énorme. Pouvoir faire des choses en dehors de nos fonctions habituelles, comme du bénévolat, a vraiment contribué à solidifier notre synergie d’équipe.
Randstad : Comment maintenez-vous cet esprit d’équipe tout en veillant à l’organisation ?
Carrie : Je pense qu’il faut qu’une personne représente l’équipe dans chaque région. Une personne qui a pour tâche d’encourager l’implication des gens. Les gens sont à la maison et nous disent qu’ils travaillent plus que jamais, justement parce qu’ils travaillent de la maison. Je crois qu’il faut programmer des temps de pause pour eux. Accordez-leur le temps de faire du bénévolat avec plaisir. Encouragez-les à prendre ce temps pour faire quelque chose pour leur collectivité.
Je pense aussi qu’il faut déterminer qui aime faire du bénévolat de manière individuelle et qui aime en faire au sein d’une équipe. Tout le monde a ses préférences. Vous devez déterminer qui a un caractère fonceur et qui a besoin de se voir offrir un éventail d’options.
Aussi, impliquez les gestionnaires. C’est difficile d’impliquer les gens si leur gestionnaire direct ne participe pas. Nous ne voulons pas nécessairement dire que tous les représentants régionaux doivent être aux commandes. Cela dépend simplement de ce qui est important pour eux. Chaque personne peut avoir ses propres intérêts et objectifs de bienfaisance. Vous devez fonctionner comme un tout. Je vais peut-être me charger de cette activité, et une autre personne se chargera d’une autre. Partagez les responsabilités.
Randstad : Comment conciliez-vous le travail en équipe et la création d’un esprit communautaire, et la liberté de choisir ses propres projets de bénévolat ?
Shannon : Je pense que c’est le thème. Il permet aux gens de choisir la forme que prendra leur participation. Nous avons organisé la collecte de nourriture, mais chaque personne a choisi sa façon de contribuer. Peu importe comment ça se passe pour vous localement. Certaines personnes ont participé en solo. D’autres ont choisi de le faire en allant à l’épicerie. D’autres se sont rendues à leur banque alimentaire locale. Donc, il est important de laisser les gens créer l’expérience et de la vivre à leur façon.
Randstad : Pouvez-vous nous donner des exemples d’activités bénévoles vraiment réussies ?
Carrie : Laissez-moi réfléchir. Nous en avons fait tellement ! Nous avons organisé des collectes d’aliments. Nous nous sommes beaucoup impliqués dans la vente aux enchères caritative. Nous avons soutenu l’organisme Women in Crisis. Nous avons soutenu la SPCA, car de nombreuses personnes de mon équipe sont préoccupées par le bien-être animal. Nous avons participé très activement à l’événement Pédalons pour Myriam, qui soutient la recherche sur le cancer.
Randstad : Pouvez-vous nous parler de ce que vous faites comme travail bénévole pour chaque organisation ? Par exemple, dans le cas Women in Crisis, que faites-vous ? Comment les aidez-vous ?
Carrie : Vous savez, cette activité est très intéressante. Il s’agissait de recueillir des produits féminins et des produits pour bébé pour les femmes. Pendant le temps des Fêtes, elles ont vraiment besoin de ces articles. Nous avons uni nos efforts et nous y sommes parvenus. Nous leur avons remis un don important pendant le temps des Fêtes. C’était très spécial.
Carrie : Les collectes d’aliments sont un autre bon exemple. J’appelle la banque alimentaire et je fais déposer la boîte. De cette façon, on y pense toujours, parce que c’est juste là. Impossible de l’oublier. Le temps de le dire, la boîte est pleine. J’envoie toujours une photo de la boîte pleine pour montrer ce que nous avons accompli. D’ailleurs, nous ne faisons pas que remplir la boîte; elle déborde et il y a plein de nourriture tout autour. Littéralement au point de ne pas pouvoir circuler autour. Les gens s’impliquent vraiment. Nous essayons aussi toujours de battre notre résultat de l’an dernier.
Randstad : Pensez-vous que ça joue un rôle? Randstad étant une entreprise concurrentielle, pensez-vous que tout le monde s’efforce de battre son record précédent ?
Carrie : En effet, tout le monde parle de l’événement, ce qui contribue à passer le message et à maintenir l’élan.
Randstad : Et de votre côté Shannon, quels types d’événements organisez-vous ?
Shannon : Nos événements sont similaires. Je suis la personne-ressource de l’implication communautaire dans notre division d’ingénierie. J’ai donc fait du recrutement à travers le pays pour avoir des personnes sur le terrain dans les marchés locaux. Parfois, nous faisons appel à l’expérience locale de quelques personnes et parfois nous procédons à l’échelle nationale.
L’événement national que nous avons organisé l’an dernier a été notre collecte d’aliments. C’était formidable de voir les gens de l’Alberta participer en même temps que l’équipe de l’Est. Encore une fois, prendre des photos de partout au pays a été déterminant. Puisque nous sommes la plus petite division de Randstad, nous voulons faire un peu de bruit et montrer ce dont nous sommes capables. Nous avons mis des publications sur notre intranet pour montrer que nous faisons bouger les choses. Nous faisons tous les choses à notre façon et nous voulons continuer à les faire ainsi. Mais quand il s’agit d’une cause plus importante, tout le monde répond présent et ça, c’est super.
Nous avons également organisé deux événements locaux récemment. La semaine dernière, deux filles de l’équipe ont mis sur pied une collecte de sang. Elles ont tout organisé et une personne a recueilli tous les renseignements nécessaires, le numéro de téléphone, comment réserver sa place et ainsi de suite, et les a transmis à l’équipe. L’objectif était que les gens comprennent bien que ce n’était pas obligatoire, mais que s’ils pouvaient participer, c’était super. Le soutien, les louanges et les encouragements offerts aux gens qui ont fait un don de sang étaient magnifiques. Ceux qui ne se sentaient pas à l’aise de faire un don se sont chargés d’encourager bruyamment les donneurs. Au sein de l’équipe, certaines personnes aiment bien ce genre d’activités et les trouvent stimulantes. Et d’autres ne peuvent pas faire ces activités. Il est important d’offrir des options qui permettent de participer autrement.
Dans le cas de Pédalons pour Myriam, par exemple, ma participation est très différente de celle d’autres membres de mon équipe. J’assois ma fille sur mon vélo, je fais quelques tours du pâté de maisons, je prends une photo et je l’envoie à mon équipe. Pendant ce temps, d’autres personnes pédalent sur leur vélo d’exercice dans leur salon. À chacun sa façon. C’est la beauté que nous avons réussi à créer à distance.
Randstad : Trouvez-vous que ces options aident les parents et les gens qui ont d’autres engagements à s’impliquer dans les activités bénévoles lorsqu’ils savent qu’ils peuvent inclure leur famille ?
Carrie : Certainement. Être à la maison est difficile pour les familles et pour les enfants tout spécialement. C’est épuisant. Ce ne sont que des « Ne fais pas ça. Ne va pas là ». Ce n’est pas naturel pour des enfants. Les enfants veulent être ensemble et jouer. Je sais que tout le monde a sa bulle et je n’encourage personne à fréquenter ceux qui ne sont pas dans leur bulle. Mais s’ils sont dans votre bulle, allez donner une pause d’une demi-heure à un parent. Amenez les enfants au parc et faites-leur faire une activité. C’est un simple geste de bonté spontané. Et c’est tellement gentil.
Shannon : Tu as totalement raison. L’an dernier à pareille date, de nombreux parents travaillaient à temps plein tout en faisant la classe à leurs enfants. Et grand-maman ne pouvait pas garder les enfants parce que ce n’était pas sécuritaire. La plupart des gens veulent bien faire leur travail. C’est difficile de sentir qu’on ne peut pas tout faire parfaitement. Je pense que créer des occasions et faire savoir à votre équipe que les enfants peuvent participer peut être un grand soulagement. Pas besoin de faire tenir les enfants tranquilles ni de les divertir; ils sont les bienvenus. Ce serait emballant pour eux de les mobiliser et de faire quelque chose avec eux et avec votre équipe.
C’est bien de trouver des façons d’inclure les enfants, mais il faut aussi s’assurer de ne pas exclure les personnes qui n’ont pas d’enfants. Parce que parfois, nous ne pensons pas à cela : comment chaque personne peut-elle participer ? Il faut créer des expériences différentes, selon la situation et le niveau de confort de chacun. Le niveau de confort a été particulièrement important pendant tous ces bouleversements. J’aimerais dire à tout le monde d’aller au parc ramasser des déchets, mais je ne veux pas dire aux gens qu’ils y sont obligés s’ils ne sont pas à l’aise de le faire actuellement.
Carrie : Mais en même temps, en ce moment, et plus que jamais, les gens ont besoin d’idées. Ils sont coincés. Ils se demandent ce qu’ils vont pouvoir faire à partir de la maison. Si nous ne faisons que lancer des petites idées de façons de redonner à la communauté, l’une d’elles va germer et inspirer quelqu’un. Prenons l’activité « Gestes de bonté spontanés » : la liste d’idées ne faisait que quelques lignes au début, mais elle a fini par compter une centaine d’idées une fois que tout le monde s’y est mis. C’est la beauté de la chose.
Randstad : Sans aucun doute. C’est tellement beau de voir comment on peut s’unir pour faire bouger les choses, en particulier pendant cette époque si difficile. Quel plaisir d’avoir échangé avec vous et d’avoir pu souligner le magnifique travail que vous faites dans nos collectivités !