domaines clés pour une gestion proactive des risques RH.

Votre organisation est tenue de respecter toutes les lois relatives à l'embauche et à la gestion, y compris les ordonnances nationales, régionales et locales. Il peut s’agir par exemple d'obtenir des documents d'identification des employés, de payer des impôts trimestriels et annuels et de garantir des pratiques d'embauche justes et équitables.

Le non-respect de ces lois peut exposer votre entreprise à des risques tels que des amendes, des poursuites judiciaires, voire la fermeture. Des politiques strictes visant à remplir rapidement tous les documents peuvent contribuer à atténuer certains risques. Vous pouvez également envisager de travailler avec un partenaire compétent en matière de solutions RH, qui peut vous conseiller sur le droit du travail et faciliter le traitement des salaires.

La mise en place de procédures de recrutement efficaces ne vous aide pas seulement à attirer les candidats souhaités et à améliorer la rentabilité du processus d'embauche. Elles contribuent également à éliminer les préjugés, ce qui vous rend moins vulnérable aux risques liés aux pratiques de recrutement inéquitables.

Prenez le temps de vérifier vos processus de recrutement afin d'y déceler toute responsabilité, par exemple les entretiens non structurés ou les candidatures obsolètes. Soyez également attentif aux promesses excessives faites lors des entretiens, car elles pourraient conduire à des violations contractuelles textuelles ou psychologiques en ce qui concerne les responsabilités professionnelles et les possibilités de promotion.

La plupart des risques auxquels les employeurs sont confrontés en raison des insuffisances de leurs employés, notamment la négativité, la faible productivité et le refus de suivre les procédures, peuvent être résolus grâce à un processus d'intégration efficace. Ce processus doit fournir un manuel détaillé et actualisé, ainsi qu'une explication complète des politiques de l'entreprise. Gardez un œil sur les nouvelles recrues et surveillez les signes avant-coureurs, comme les commentaires inappropriés, les problèmes d'assiduité et le partage excessif de détails concernant l'entreprise sur les réseaux sociaux. Une réponse rapide de l'équipe RH peut aider à résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.

La présence d'un mentor adéquat peut également vous aider à reconnaître les employés qui ont du mal à s'adapter et peut encourager le nouvel employé à effectuer des changements positifs. Par ailleurs, soyez attentif à la dynamique de l'équipe et des collègues pendant l'intégration. Si vous constatez des tendances au harcèlement ou à un comportement inapproprié de la part du nouvel employé ou de ses collègues, c'est le moment de s'attaquer à ces risques.

Votre équipe de direction peut contribuer à réduire les risques RH dans votre entreprise ou à les aggraver. C'est à vous qu'il incombe de découvrir les managers toxiques au sein de votre personnel. Ils augmenteront considérablement les risques d'attrition du personnel, de poursuites judiciaires et de perte de productivité.

Envisagez la mise en place de programmes de formation et de développement pour tous les cadres, ainsi qu'un suivi fréquent des différents services par le biais d'enquêtes et de séances d’entretiens personnels. En améliorant l'efficacité de votre personnel d'encadrement, vous pouvez réduire considérablement les risques de procès pour représailles. La mise en place d'un plan d'intervention à suivre obligatoirement en cas d'altercation entre les employés et entre les employés et la direction peut également contribuer à atténuer les risques.

Le travail à distance est à présent bien établi, et de nombreuses entreprises offrent à leurs employés la possibilité de travailler à domicile, soit de manière permanente, soit dans le cadre d'un modèle hybride. Si votre entreprise propose cet avantage, soyez conscient des risques qui y sont associés.

• l’accès à des données sécurisées depuis le domicile
• le sentiment de surcharge de travail car l'employé est  « toujours connecté »
• le manque de surveillance, qui entraîne une perte de productivité
• le risque d’oublier certains employés lors des vagues de promotion ou leur non accès aux instructions ou aux annonces quand ils ne sont pas sur place

Pour se prémunir contre ces risques potentiels, il est impératif d'établir une politique de travail à distance et de la réviser régulièrement au fur et à mesure que le lieu de travail moderne évolue.

Assurer la santé et la sécurité de vos employés est un élément essentiel de la gestion des risques RH. En fonction de votre secteur d'activité, vous disposez peut-être d'équipements nécessitant une formation et un suivi pour assurer la sécurité des employés dans l'exercice de leurs fonctions. Il se peut aussi que vous deviez fournir des équipements de protection individuelle et tenir un registre de toutes les matières dangereuses.

Plus ces procédures seront automatisées, moins il y aura de risques d’erreurs. Les affiches et les panneaux doivent être clairement visibles et complétés par des rampes ou des zones délimitées par du ruban adhésif si nécessaire.

Vous ne devez pas vous contenter de soutenir l'aspect physique de la santé d'un travailleur. Le stress mental est de plus en plus fréquent chez les employés, avec environ 12 milliards de journées de travail perdues chaque année en raison de la dépression et de l'anxiété. En veillant à ce que votre lieu de travail soit exempt de harcèlement, d'intimidation, de surcharge de travail et de mauvaise communication, vous pouvez contribuer à réduire les risques associés à la détresse émotionnelle.

Si vous exercez votre activité dans une région où il existe une probabilité de catastrophes graves telles que des tremblements de terre ou des inondations, une planification adéquate peut contribuer à réduire les risques et à raccourcir les délais de reprise de l'activité. Commencez par établir un plan d'urgence à l'intention des employés, qui détaille les itinéraires d'évacuation, les procédures de communication, ainsi que l'emplacement et le fonctionnement des équipements d'urgence. Veillez à ce que tous les employés comprennent ces étapes et revoyez-les régulièrement.

Ensuite, élaborez un plan de continuité des activités indiquant comment l'organisation continuera à fonctionner - à une échelle limitée ou dans un autre lieu si nécessaire. Dans le cadre de votre plan de continuité des activités, établissez la liste des mesures de reprise après sinistre conçues pour permettre à votre entreprise de reprendre ses activités normales le plus rapidement possible. 

En raison de l'augmentation de la cybercriminalité, il est essentiel pour votre entreprise de sécuriser les données, qu’elle soit impliquée dans la collecte de données massives (big data) ou qu’elle n'utilise qu'un serveur de petite entreprise. L'avènement de la transformation numérique implique la nécessité d’ajuster constamment ces stratégies de gestion des risques, car de plus en plus de données sont stockées hors site et dans le nuage. Vous devez non seulement assurer la sécurité des données numériques, mais dans la plupart des entreprises, vous devrez continuer à gérer les documents papier, en les stockant de manière sûre et sécurisée.

Les violations de données peuvent considérablement éroder le quotient de confiance de votre entreprise, tant auprès de vos employés que de vos clients. Elles peuvent également vous exposer à des répercussions juridiques. Effectuez régulièrement des audits de données pour vous assurer que vos niveaux de risque sont acceptables et rencontrez un spécialiste si vous avez besoin de conseils techniques.

Bien que la planification des risques puisse contribuer à réduire les risques d'un procès coûteux ou à prévenir les incidents désagréables, elle est également essentielle au maintien d'une image de marque positive de l'employeur. Nous avons tous vu des titres de journaux où un employé ou une entreprise a été mis en cause pour des méfaits importants, tels qu'un détournement de fonds ou une violation de données de grande ampleur.

Une fois la nouvelle diffusée, il est extrêmement difficile de rétablir la confiance du public. Non seulement cela nuira à vos résultats en termes de services ou de ventes, mais il vous sera également difficile d'attirer et de retenir le type de talents dont vous avez besoin pour reprendre pied dans votre secteur d'activité.

Les problèmes liés aux employés peuvent également nuire à l'image de marque de l'employeur. Les commentaires relatifs à une culture de travail toxique ou au harcèlement d'un employé peuvent apparaître sur des sites d'évaluation et d'autres sites de réseaux sociaux. Assurez-vous que vos employés comprennent les procédures à suivre pour signaler un problème avec un supérieur ou un collègue, ainsi que les politiques relatives au partage d'anecdotes ou de photos de travail sur les réseaux sociaux. De plus, demandez à quelqu'un de vérifier régulièrement les réponses des employés aux évaluations d'emploi afin d'y déceler des inexactitudes ou des commentaires de représailles.