recruter du personnel administratif temporaire: 6 qualités clés.

Le personnel administratif joue un rôle crucial dans toute organisation, servant de personne de référence fiable qui garantit que les choses sont faites. Des cadres aux travailleurs de première ligne, tout le monde compte sur l’aide et le soutien des membres de l’équipe administrative. Cependant, face à une croissance soudaine ou à l’absence d’un membre clé de l’équipe en raison d’un départ, il peut être difficile de maintenir le flux de travail et l’organisation. Une solution efficace consiste à embaucher du personnel temporaire qui peut intervenir et fournir une assistance supplémentaire pendant ces périodes de transition. Dans cet article, nous explorerons les avantages de l’embauche de personnel administratif temporaire et comment ils peuvent vous aider à combler le fossé au sein de votre main-d’œuvre.

que devriez-vous recherchez lorsque vous recrutez du personnel administratif temporaire

Recruter du personnel administratif exige que vous réfléchissiez aux compétences spécifiques requises pour les postes en question et que vous vous assuriez que les nouvelles recrues puissent effectivement combler le manque.

Peu importe que vous recrutiez un travailleur temporaire pour pourvoir un poste d’adjoint administratif ou de commis comptable, et qu’il s’agisse de quelques semaines ou de plusieurs mois : vous devez trouver un employé capable d’assumer pleinement les tâches en question depuis le premier jusqu’au dernier jour du mandat. Si ce devait ne pas être le cas, vous risqueriez de voir un point de contact critique de votre organisation s’effondrer.

Découvrez ci-après six facteurs clés que vous devriez prendre en compte dans le cadre du recrutement de personnel administratif temporaire au sein de votre entreprise.

une expérience en administration

Disposer d’une expérience réussie dans un domaine est l’un des meilleurs gages qu’une recrue sera à même de renouveler cet accomplissement. Vous n’avez pas forcément besoin de dénicher un candidat possédant des compétences précises, car celles-ci sont résolument transférables. Cependant, plus un individu se rapprochera de vos exigences grâce à une expérience antérieure, plus vite il s’adaptera au rythme de travail de votre organisation.

Prenons l’exemple d’un candidat disposant d’une expérience en matière de saisie de données au sein d’un département de comptabilité. Ces compétences sont facilement transférables donc peu importe que votre système soit un peu différent de celui qu’il a connu : quiconque sait saisir des données comptables pour une entreprise lambda saura en faire de même pour une autre.

Cela vaut également pour le poste d’adjoint administratif. Si un candidat dispose de l’expérience nécessaire pour organiser un département TI, depuis la gestion des tickets d’assistance jusqu’à la planification du service informatique sur site, il pourra aisément transférer ces compétences et en faire de même avec les techniciens de terrain d’autres domaines d’activité.

des compétences organisationnelles

Peu importe le type de personnel administratif que vous recrutiez, les compétences organisationnelles sont essentielles. Votre nouvelle recrue temporaire ne peut pas non plus se limiter à sa propre organisation personnelle. L’intérêt de la plupart des postes administratifs est de soutenir les autres fonctions de l’entreprise et de veiller au  maintien des équipes, des documents et des processus.

Voici quelques indices vous permettant de déterminer qu’un candidat possède des compétences organisationnelles éprouvées :

• Ils ont de l’expérience dans la coordination de la communication entre différents départements, équipes ou individus.
• Ils sont responsables de la gestion des calendriers, des documents ou des projets pour le compte de tiers.
• Lors d'un entretien d'embauche, ils peuvent fournir des exemples spécifiques de la manière dont leurs capacités organisationnelles ont amélioré les processus, soutenu leurs collègues ou résolu des problèmes.

des compétences avérées en matière de gestion du temps

Il est fort probable que vous cherchiez à recruter du personnel administratif qui soit capable de passer d’une tâche à l’autre sans difficulté, de porter plusieurs casquettes, et de se souvenir de revenir aux tâches non terminées pour les finaliser.

Que ce soit dans les CVs ou lors des entretiens d’embauche, soyez à l’affût de preuves indiquant que les candidats possèdent effectivement ces compétences cruciales. Parmi les indicateurs laissant à penser qu’un individu sait gérer son temps de façon optimale, nous pouvons citer :

• Gérer avec succès différentes tâches
• Gérer les bureaux d'accueil occupés
• Gérer avec succès plusieurs obligations, telles que les études et le travail à temps plein

un grand sens de la discrétion

Lors de l’embauche d’une personne pour des postes administratifs impliquant la paie, la tenue de livres ou comme remplaçant temporaire, il est crucial de tenir compte de sa capacité à maintenir sa discrétion. Les rôles administratifs impliquent souvent l'accès à des informations sensibles qui ne doivent pas être divulguées à des tiers.

Au cours du processus d'entretien, renseignez-vous sur l'expérience antérieure des candidats dans le traitement d'informations confidentielles et sur la manière dont ils ont géré ces responsabilités. De plus, présentez des scénarios hypothétiques pour évaluer leur approche en matière de confidentialité. Par exemple, vous pouvez leur demander comment ils géreraient une situation dans laquelle un collègue d'un autre service pose des questions sur l'emploi du temps d'un cadre supérieur dont ils sont responsables de la gestion du calendrier.

des capacités de résolution des problèmes

Il existe bien une raison pour laquelle les professionnels de l’administration font office de référence pour leurs directeurs, leurs équipes, et leurs départements. Ces individus sont souvent amenés à s’acquitter de tâches que personne d’autre ne sait accomplir ou pour lesquelles personnes n’a suivi de formation ad hoc.

Ainsi, un adjoint administratif peut devoir gérer et réserver des nuitées d’hôtel et des billets d’avion pour des dizaines de visiteurs ou résoudre des problèmes basiques de visioconférence ou de technologie de présentation.

Recherchez des candidats convaincus de leur capacité à comprendre les problèmes, à apprendre par eux-mêmes et à faire appel aux ressources nécessaires présentes au sein de l’organisation pour faire avancer les choses.

des compétences solides en matière de communication

Avoir de solides compétences en communication est essentiel pour les personnes occupant des postes administratifs. Lors de l’embauche de travailleurs temporaires, il est important de donner la priorité aux candidats capables de s’exprimer de manière claire et professionnelle, tant verbalement que par écrit.

De plus, faites attention à leur capacité à communiquer efficacement leurs besoins et à comprendre vos instructions pendant les processus de candidature et d’entretien. Cela démontre leur maîtrise de la communication et leur capacité à mener à bien leurs tâches.

Prêt à interviewer votre premier candidat, voici 12 questions à poser lors d'un entretien pour le recrutement de professionnels administratifs.

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