recruter le bon personnel administratif : 12 questions à poser en entrevue

Recruter le bon personnel administratif commence par une entrevue permettant d'évaluer si les candidats qui conviennent au poste et à votre équipe.

Que vous pourvoyiez un poste d'adjoint administratif ou que vous recherchiez la bonne personne pour un rôle de représentant du service à la clientèle, il est judicieux de rechercher des compétences générales applicables à une large gamme de rôles de soutien administratif, incluant :

• La communication, à l'écrit comme à l'oral.
• La capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément et à jongler avec différentes responsabilités tout en restant professionnel, agréable et précis.
• L'organisation, y compris les compétences en gestion du temps et la capacité à organiser des informations, des processus et des personnes tout en les orientant dans la bonne direction.
• L'aisance technologique, y compris l'expérience avec le matériel de bureau comme les photocopieuses et la connaissance des programmes informatiques tels que le traitement de texte, les tableurs et les logiciels de présentation.
• Le travail d'équipe et des compétences interpersonnelles solides.
• La fiabilité, tant dans le respect des horaires que dans l'exécution du travail demandé.

questions d'entrevues générales à poser lors de l'embauche de professionnels administratifs

•   décrivez votre environnement de travail idéal ?

Cette question vous aide à comprendre si le candidat serait heureux de travailler pour votre entreprise. Si vous avez un espace de travail ouvert avec beaucoup d'activité, par exemple, quelqu'un dont l'espace idéal est un bureau calme pourrait ne pas être le candidat idéal.

• avez-vous de l'expérience dans le travail à distance ?

C'est une question que vous devriez poser si vous cherchez à recruter un professionnel administratif. Comme vous le savez sans doute, le travail à distance est devenu la norme. Même si vous préférez que le personnel administratif travaille au bureau, ils doivent avoir la capacité de travailler en coopération avec des équipes et des fournisseurs à distance.

• qu'est-ce qui vous plaît le plus dans le travail administratif ?

Poser des questions ouvertes qui permettent aux chercheurs d’emplois de révéler une partie de leur personnalité est une bonne idée lors d'une entrevue. Demander à un candidat ce qu'il aime le plus dans un type de travail peut vous aider à déterminer s’il comprend vraiment en quoi consiste votre poste et s'il pourrait l'apprécier sur le long terme.

• quelle compétence considérez-vous comme la plus importante pour un travail administratif ?

Cette question vous en dit long sur la façon dont un candidat perçoit le travail administratif. S'ils proposent une compétence à laquelle vous n'auriez même pas pensé, cela pourrait indiquer qu'ils ont une vision du travail complètement différente de la vôtre - ce qui peut être bon ou mauvais selon la situation et le contexte.

• comment gérez-vous les priorités concurrentes ?

Être capable d'expliquer les outils et ressources qu'ils utilisent pour accomplir plusieurs tâches simultanément et jongler avec plusieurs choses à la fois est important. Vous voulez embaucher des professionnels administratifs qui ont déjà trouvé ce qui fonctionne pour eux. Sinon, vous risquez d'embaucher un membre moins expérimenté du personnel administratif qui tâtonnera pour trouver des solutions, tout en étant à votre service.

questions pertinentes aux compétences informatiques et numériques

•  êtes-vous à l'aise avec le logiciel X ?

Basez cette question sur les besoins spécifiques de votre entreprise. Par exemple, le bon personnel administratif d'une équipe de vente devrait être à l'aise avec les logiciels CRM, tandis que le personnel chargé de la saisie des données dans une entreprise financière doit connaître les logiciels comptables. Il n'est pas nécessaire que les candidats connaissent tous les rouages de votre système ; envisagez de leur demander de parler des systèmes qu'ils ont utilisés pour voir s'il existe des compétences transversales.

• êtes-vous compétent dans l'utilisation de Microsoft Office ?

Word, Excel et PowerPoint sont souvent indispensables lorsque vous recrutez des professionnels administratifs. Même si vous n'utilisez pas ces outils exacts, vous utilisez probablement quelque chose qui leur ressemble. Un candidat à un poste en administration qui ne peut pas gérer au moins l'utilisation basique d'un tableur n’est pas l’idéal pour de nombreux emplois.

• quels outils utilisez-vous pour rester organisé ?

Des applications de gestion du temps aux méthodes éprouvées telles que les agendas et les bullet journals, les outils organisationnels sont essentiels au succès des professionnels administratifs. Si le candidat ne peut pas facilement parler d'au moins quelques outils qu'il aime, il se pourrait qu'il n'ait pas suffisamment réfléchi à l'importance de l'organisation.

évaluer l’intégration du personnel administratif à votre équipe

•   décrivez une situation où vous avez pris la responsabilité d'une erreur.

Ce n'est pas seulement le fait que votre candidat ait pu résoudre un problème ou corriger une erreur — bien que cela soit définitivement important. La manière dont il s'y est pris vous en dit beaucoup sur ses compétences interpersonnelles et s'il est un bon membre d'équipe.

• décrivez une situation où vous deviez être discret et comment vous l'avez gérée.

Les assistants administratifs et autres employés similaires ont souvent accès à des informations sensibles ou doivent faire partie de communications discrètes. Demander à un candidat de démontrer ces compétences avec une histoire de leur passé peut être utile pour évaluer leur capacité à s'intégrer dans votre équipe.

• parlez-moi d'une fois où vous avez résolu un conflit au travail.

La manière dont quelqu'un gère les conflits — qu'il soit proactif ou réactif, les actions qu'il a prises et comment le problème a été résolu — sont des considérations importantes. Elles vous aident à comprendre comment quelqu'un va travailler avec les membres existants de l'équipe.

• avez-vous déjà dû rendre des comptes à plusieurs gestionnaires ? Comment cela s'est-il passé ?

Rendre compte à plusieurs personnes peut être difficile et nécessite une grande variété de compétences — allant du tact et de la mise en place de limites strictes, jusqu'à une excellente communication et organisation. Si un professionnel administratif a déjà géré avec succès plusieurs superviseurs, cela témoigne bien de sa capacité à être multitâche et à surmonter les défis de communication à l'avenir.

Embaucher le bon personnel administratif est crucial pour le succès de toute organisation. En posant les questions d'entrevue appropriées et en évaluant les candidats sur leurs compétences, expérience, et adéquation avec votre équipe, vous pouvez garantir que vous intégrez des individus qui contribueront positivement aux opérations de votre entreprise. N'oubliez pas de prioriser des qualités telles que la communication, la gestion de multiples tâches, l'organisation, la compétence technologique, le travail d'équipe, la fiabilité et la capacité d'adaptation au télétravail. Avec une attention méticuleuse et une évaluation rigoureuse, vous pouvez recruter en toute confiance des professionnels administratifs qui excelleront dans leurs fonctions et contribueront au succès de votre entreprise.