Qui n’a jamais constaté, au beau milieu d’une réunion, que celle-ci n’est rien de plus qu’une perte de temps. Souvent, c’est une question de préparation : celui ou celle qui anime cette réunion doit faire preuve d’une préparation substantielle — et peu s’y attarde de manière générale. Plus souvent encore, ces réunions improductives ne semblent qu’être un prétexte pour socialiser...
Une réunion inefficace ne fait que nuire à la productivité globale d’une équipe. Il s’avère impératif que vous renversiez la vapeur avec des méthodes éprouvées pour améliorer les retours de ces réunions.
Les réunions amputent généralement beaucoup de notre temps. Si certaines d’entre elles sont un prétexte évident pour se réunir et discuter du beau temps, d’autres n’ont simplement ni queue ni tête. Une question demeure essentielle ici : à quoi cette réunion aboutit-elle au juste.
Une récente étude de Harvard Business, qui résume les résultats de la recherche de Steven Rogelberg de l'Université de Caroline du Nord (dans laquelle 182 cadres supérieurs de divers secteurs ont été interrogés), met en lumière d’importants chiffres quant à l'inefficacité des réunions :
- 65% ont déclaré que les réunions les empêchaient de mener à bien leurs tâches respectives ;
- 71% ont mentionné que les réunions étaient improductives et inefficaces ;
- 64% ont soulevé que les réunions semblaient dépourvues d’une réflexion préalable approfondie ;
- 62% ont déclaré que les réunions nuisent au rapprochement de l'équipe.
En fait, cette recherche révèle qu’un maigre « 17% des réunions constituent une utilisation productive du temps de groupe et du temps individuel ». Les réunions productives ont un objectif clairement défini, et une planification pour l’atteindre.
Voici quelques conseils pour organiser des réunions comme il se doit. Ils vous aideront à augmenter la productivité globale de votre équipe.
1. une réunion est-elle vraiment nécessaire ?
Avant de lancer une invitation pour la prochaine réunion, posez-vous cette question : une réunion est-elle vraiment nécessaire. Ces trentes minutes ou cette heure de mobilisation d’équipe ne pourraient-elles pas être substituées par un autre mode de communication, comme un appel ou un courriel, par exemple ?
2. miser sur la préparation
La planification de chaque réunion est primordiale. Lorsque vous devez prévoir une heure de réunion, il va sans dire que qu’un objectif clair pour cette dernière est de mise. D’improviser au fur et à mesure ne donne jamais de bons résultats. Votre temps — ainsi que celui de votre équipe — est précieux, alors assurez-vous de tirer le meilleur parti de chaque minute de ces réunions (une heure, c’est vite passé!).
3. avoir en main une liste de points clés à aborder
De prévoir une liste de points essentiels à discuter devrait faire partie intégrante de la planification de chaque réunion. C’est ce qui vous aidera à rester concis et à n’évoquer que les sujets pertinents pendant la réunion. Partager les sujets à l'avance permet aussi aux participants d'être mieux préparés.
4. inciter les participants à se préparer
Peu importe le but de la réunion : il est essentiel que chaque participant soit bien préparé. Ainsi, chaque minute sera optimisée et le but de votre réunion sera plus facile à rencontrer. De plus, c’est un excellent moyen d’inviter l’équipe à s’impliquer dans les enjeux relatifs à vos réunions.
5. n’inviter que les personnes concernées
Très souvent, des personnes sont invitées à des réunions sans but de participation précis. Limitez vos invitations seulement aux personnes concernées par les sujets à aborder. De faire de vos réunions de plus petits groupes vous aidera à mieux communiquer, à mieux échanger et surtout : à mieux répondre à l’objectif principal.
6. voir à ce que les appareils soient éteints
Faites de ce point un règlement applicable à toute réunion. Les ordinateurs portables, les tablettes et les téléphones intelligents peuvent facilement détourner l’attention des participants de la réunion avec leurs notifications visuelles et sonores.
7. donner à chacun la chance de s’exprimer
Donnez à chaque participant l’occasion de s’impliquer dans la conversation. Les gens seront plus motivés à trouver des solutions en participant de manière active. Ceci est un bon moyen de confirmer la pertinence de tout un chacun à la réunion : lorsque c’est d’avance évident qu’un (ou plusieurs) de vos collègues n’a pas son mot à dire quant au sujet de la réunion, rectifiez votre liste d’invitation.
8. prévoir une planification post-réunion
Chaque réunion devrait se conclure avec la rédaction d’un résumé des points abordés et, si nécessaire, un plan d’action où se lisent des étapes claires pour chaque participant. Logiquement, votre réunion a pour but de faire progresser un certain projet de manière efficace, n’est-ce pas ?
9. envoyer un courriel de suivi
Bon nombre de points peuvent être communiqués lors d'une réunion. À la fin de chacune d’entre elles, envoyez un suivi de réunion pour remercier les participants, et joignez-y son résumé, les informations essentielles qui s’en sont dégagées, les tâches assignées, les étapes suivantes et des disponibilités pour une prochaine réunion, si necessaire.
La productivité des réunions est possible si chacun prend au sérieux leur planification. Débarrassez-vous de cette habitude de créer des réunions pour chaque changement, chaque nouveauté ou simplement pour communiquer un message. D’un oeil critique, évaluez si une réunion est vraiment nécessaire et, le cas échéant ; planifiez-la pour que chaque minute soit rentabilisée. Cela vous aidera à déployer des réunions plus efficaces, et à en faire des moteurs d’action au sein de votre équipe.
