Le courriel a révolutionné notre façon de travailler, principalement pour le mieux. L’époque des notes de service échangées entre les bureaux et des appels téléphoniques interminables est révolue. Il s’agit là généralement d’une bonne chose, mais le courriel s’accompagne aussi de certains défis. Il est si facile d’envoyer un courriel qu’on en abuse souvent. Nous perdons également un temps énorme à y répondre chaque jour au travail. Saviez-vous que le Canadien moyen qui occupe un emploi de bureau passe 30 % de sa journée à répondre à des courriels? C’est beaucoup. Par conséquent, retroussons-nous les manches et éliminons certains des courriels inutiles, comme ceux que nous vous présentons ci-dessous.
1. le courriel « comment vas-tu? »
On pourrait également le qualifier de courriel de bavardage. Ce courriel survient lorsqu’on se sent obligé d’échanger des plaisanteries avant d’en arriver précisément à la question qu’on souhaite poser. On demande au destinataire s’il va bien, on parle de météo ou d’un autre sujet tout aussi insignifiant pour enclencher la conversation sans donner le moindre contexte au courriel. Cette façon d’amorcer la conversation est encore plus fréquente dans les messages brefs. Il est habituellement préférable d’éviter les détours s’il s’agit d’un collègue avec lequel vous vous entretenez souvent. Si vous ne vous êtes pas adressé à celui-ci depuis belle lurette, vous pouvez commencer par quelques plaisanteries, mais assurez vous de préciser la raison de votre communication plus bas dans le courriel. Vous éviterez ainsi à tout le monde de perdre son temps.
2. le courriel comportant un seul mot : « merci »
Il s’agit probablement d’un des courriels les plus fréquemment envoyés qu’on retrouve sur cette liste et nous avons sûrement tous été coupables d’envoyer un tel courriel. Malgré tout, ils sont totalement inutiles dans la majorité des cas. Dans la vraie vie, il peut être impoli de ne pas remercier celui qui nous rend une faveur, de sorte que nous avons tendance à utiliser la même logique avec les courriels. Cependant, les deux n’ont pas vraiment le même sens. Celui qui reçoit votre courriel de remerciement doit l’ouvrir, le lire et le classer. Cela peut sembler banal, mais si on doit le faire plusieurs fois par jour, on gaspille notre temps. À moins d’être un individu terriblement ingrat, la plupart des gens tiennent pour acquis que vous êtes reconnaissant. Vous n’avez pas à les remercier chaque fois. Gardez ce gentil mot pour les circonstances spéciales ou ajoutez autre chose au message. Si vous n’avez rien d’autre à ajouter, vous n’avez probablement pas besoin d’envoyer un courriel.
3. le courriel « j’ai besoin d’une faveur »
Le courriel « j’ai besoin d’une faveur » peut être délicat. S’il provient de votre patron ou d’une personne en autorité, vous allez probablement devoir vivre avec. Ce genre de courriels devient problématique lorsque vous en abusez. Il arrive que des situations difficiles surviennent et vous faites preuve de gentillesse si vous pouvez apporter une aide alors que vous en êtes capable. Cependant, si un collègue a la mauvaise habitude de vous imposer certaines choses à la dernière minute en vous demandant de l’aider, il y a là un problème. Personne n’aime recevoir des courriels demandant de l’aide. Si vous devez demander une faveur par courriel, offrez d’en faire autant. Par exemple, si vous avez besoin qu’on vous remplace pendant un quart de travail, offrez d’en faire autant en retour à une date ultérieure.
4. le courriel « pourquoi ne me l’as-tu pas dit en personne? »
Si vous avez déjà envoyé un courriel à votre voisin de bureau, alors que vous auriez tout aussi bien pu lui parler en personne, ce courriel s’adresse à vous. C'est certain, il arrive que vous deviez envoyer un courriel à votre voisin immédiat, par exemple, lorsque plusieurs intervenants prennent part à la conversation ou lorsque vous avez besoin d’une preuve sur papier (courriel) de la conversation. Cependant, si vous avez une simple petite demande à lui formuler, pourquoi ne pas le faire en personne? Un peu d’interaction humaine n’a jamais tué personne (pour autant que l’on sache).
5. le courriel roman
Le courriel est un moyen de communication formidable. Il a révolutionné notre façon de communiquer au travail et nous a facilité la vie de bien des façons. Cependant, il ne représente pas toujours la meilleure façon de communiquer des idées longues et complexes. Si vous envoyez un courriel long comme le roman Guerre et paix, il est fort probable a) qu’on l’ignore; b) qu’on soit tout mélangé ou c) qu’on s’endorme en le lisant. Vous faites peut-être mieux de convoquer une réunion ou d’organiser un appel téléphonique si le sujet dont vous souhaitez discuter est particulièrement complexe et s’il est susceptible de donner lieu à plusieurs questions.
6. le courriel envoyé à « tout le monde »
Si vous évoluez au sein d’une entreprise plutôt vaste, vous avez probablement été témoin de quelques abus graves d’utilisation du bouton « Répondre à tous ». Soyons honnêtes, personne n’apprécie ce genre de courriels. Vous pourriez croire que vous faites preuve de gentillesse en soulignant la promotion ou la réalisation d’un collègue, mais est-ce que tous les employés doivent savoir que vous souhaitez telle ou telle chose à cet individu? Envoyez un courriel de félicitations directement à la personne concernée si vous désirez souligner ses efforts. Vous éviterez ainsi que tous les employés de l’entreprise soient bombardés de 25 réponses d’un mot, tel « Félicitations! » qu’ils devront prendre le temps de supprimer ou d’ignorer volontairement.
7. le courriel de « retard dans la conversation »
Vous avez déjà reçu en copie un courriel comportant environ 10 réponses dans les deux sens après que la conversation ait débuté? Pire encore, si la dernière réponse comporte un énoncé du genre « Qu’en pensez-vous? Voyez ci-dessous. », vous devrez parcourir toutes les réponses pour essayer de comprendre ce qui se passe et consacrer encore plus de temps à rassembler les mots du puzzle que n’importe quelle personne raisonnable. Ce genre de courriels qui arrive tard dans la conversation est ennuyant pour tous les gens concernés. Si vous en avez besoin, composez un nouveau courriel en inscrivant uniquement l’information que le nouvel arrivé doit connaître.
8. le courriel « pour quelle raison étais-je en copie »
Avez-vous déjà reçu un courriel dont le sujet traité n’a absolument rien à voir avec votre travail? Admettons-le, il arrive que la ligne entre une information pertinente et une information inutile soit mince. Et les erreurs arrivent. Mais reconnaissons que nous devrions tous prendre quelques instants pour nous demander, avant d’envoyer un courriel, « dois-je vraiment envoyer ce courriel à tous les gens dont le nom apparaît en c.c.? ». À moins que les commentaires d’un individu soient essentiels ou que celui-ci doive être informé des mises à jour, vous allez probablement lui faire une faveur en ne lui envoyant pas le courriel. Parce que, voyons la réalité en face, le temps, c’est de l’argent, et moins nous consacrons de temps à lire, trier et répondre aux courriels inutiles, mieux ce sera.
Si nous pouvions tous consacrer un peu moins de temps à répondre aux courriels, nous vivrions dans un monde meilleur. Que pourriez-vous proposer pour optimiser la productivité de vos courriels? Y a-t-il un genre de courriels que vous détestez recevoir? Dites-le-nous sur LinkedIn.