Signalement des inconduites

Définitions :

Groupe Randstad : Randstad Holding nv et/ou sesfiliales.

Plaignant : Toute personne, à l’intérieur ou à l’extérieur du Groupe Randstad, qui présente une plainte, un rapport ou une préoccupation, en toute bonne foi, relativement à une inconduite au sein du Groupe Randstad ou en lien avec celui‑ci.

Agent local de l’intégrité : Chaque pays/entreprise – y compris Randstad Holding nv – du Groupe Randstad possède son propre agent local de l’intégrité. Le rôle d’agent local de l’intégrité peut être tenu par un employé de Randstad ou un tiers, tel que le jugera approprié le président.

Agent central de l’intégrité : L’agent central de l’intégrité est désigné par le comité exécutif de Randstad Holding. Il reçoit et examine les allégations portant sur les inconduites de l’équipe de direction d’un pays et/ou d’une entreprise. Cet agent reçoit des rapports périodiques des agents locaux de l’intégrité, et soumet un rapport trimestriel au comité exécutif, ainsi qu’un rapport annuel au comité de vérification du conseil de surveillance.

Agir conformément à nos valeurs fondamentales

À titre d’organisation internationale qui vise l’excellence, le Groupe Randstad s’attend à ce que les entreprises et les employés agissent conformément à nos principes commerciaux. Cela signifie qu’ils doivent agir de manière éthique, avec intégrité et dans le respect des politiques et procédures de Randstad, ainsi que les lois et les règlements. Nous nous attendons à ce que nos employés contribuent au maintien de l’excellente réputation de Randstad en respectant les normes qui sous-tendent nos valeurs fondamentales : connaître, servir et faire confiance, la promotion simultanée de tous les intérêts et viser la perfection. Dans le cadre de notre culture d’ouverture et de transparence, nous encourageons tous les intervenants à déclarer les incidents, situations ou préoccupations qui vont à l’encontre de ces valeurs.

Afin de faciliter la déclaration des préoccupations relatives aux inconduites graves au sein du Groupe Randstad, nous avons établi des moyens par lesquels les intervenants peuvent exprimer leurs inquiétudes, comme les mécanismes locaux de signalement en place ou la procédure de signalement du Groupe Randstad (voir la procédure ci‑dessous). Toutes les préoccupations relatives aux procédures officielles seront traitées de manière strictement confidentielle (sauf lorsque l’enquête exige le contraire et, au besoin, afin de prendre des mesures nécessaires) et avec la garantie de l’absence de représailles envers le plaignant.

La Procédure de signalement des inconduites décrit les étapes à suivre si vous soupçonnez ou avez des preuves d’inconduites sérieuses par rapport au Groupe Randstad. Cela comprend les fautes suivantes, entre autres :

les violations des principes des droits de l’homme
les violations des principes commerciaux de Randstad
les violations des politiques ou procédures de Randstad
les actes criminels
le défaut de respecter les obligations imposées par les lois ou les règlements
les fautes personnelles et les comportements irrespectueux
les manquements en matière de santé et sécurité

Le comité exécutif de Randstad Holding assume la responsabilité de la Procédure de signalement des inconduites et de son application. Tous les gestionnaires du Groupe Randstad sont tenus d’assurer son respect.

Signalement des inconduites

Toute personne qui a des motifs raisonnables de croire qu’il y a eu des inconduites ou qui en a été témoin doit le signaler. On encourage les intervenants à soulever leurs préoccupations auprès des voies de communication normales (locales), soit les lignes de gestion locales ou les contacts locaux, tels que des confidents ou des bureaux de plaintes. Les signalements à la direction sont habituellement le moyen de plus rapide et constituent la meilleure façon d’assurer un environnement de travail ouvert et sain dans l’ensemble du groupe Randstad.

La Procédure de signalement des inconduites ne devrait pas être utilisée pour contourner les procédures normales de signalement. Elle ne doit être utilisée que lorsque les voies de communication locales sont inappropriées ou inefficaces, et devrait être considérée comme une mesure de dernier recours.

Les signalements peuvent être transmis au moyen du service d’écoute téléphonique disponible en tout temps grâce à des numéros d’appels gratuits et d’une page Web sécurisée. Les deux services sont exploités par un fournisseur externe indépendant. Vous trouverez les coordonnées complètes et les instructions d’emploi ci‑dessous. Bien que les signalements puissent également être soumis de manière anonyme, Randstad vous encourage à révéler votre identité afin de faciliter l’enquête.

Afin de minimiser les signalements non fiables et frauduleux, et pour des raisons de protection de la vie privée, le comité exécutif de Randstad Holding n’examinera pas les signalements transmis au moyen des autres voies de communication.

De plus, les employés doivent prendre note qu’à l’exception des cas où le signalement externe est requis ou autorisé par la loi, le fait de signaler les inconduites de manière externe sans avoir préalablement utilisé les procédures internes peut enfreindre les obligations contractuelles ou confidentielles des employés envers le Groupe Randstad. La violation de ces obligations peut entraîner des mesures disciplinaires.

Traitement d’un signalement

Les signalements reçus sont transmis à l’agent local de l’intégrité du pays ou de l’entreprise concerné. Une copie est également envoyée à l’agent central de l’intégrité de Randstad Holding.

L’agent local de l’intégrité s’assure que tous les cas signalés sont examinés et traités de manière légale et opportune, dans le respect des droits des personnes impliquées. Dans certains cas, les cas signalés peuvent être renvoyés à un représentant local de la direction. Dans ce cas, les politiques concernant l’anonymat et les représailles s’appliquent également.

L’agent local de l’intégrité peut décider de ne pas examiner un signalement dans les cas suivants :

il n’y a pas suffisamment d’information pour mener une enquête et il n’est pas possible d’obtenir d’autres renseignements;
il y a une indication selon laquelle le signalement a été fait de mauvaise foi;
l’agent local de l’intégrité confirmera la réception du signalement au plaignant dans les cinq jours ouvrables. Dans la mesure du possible, le plaignant sera tenu au courant du progrès de l’enquête.

Toutefois, pour des raisons de confidentialité, il se peut que nous ne divulguions pas certains détails ou mesures prises.

Lorsqu’un signalement aurait dû être fait au moyen des procédures normales (locales) de signalement plutôt qu’avec la procédure de signalement du Groupe Randstad, l’agent local de l’intégrité renverra le plaignant aux procédures normales (locales) de signalement applicables.

Si l’inconduite signalée implique l’équipe de direction locale du pays et/ou d’une entreprise, l’agent local de l’intégrité transmettra la plainte à l’agent central de l’intégrité. L’agent central de l’intégrité peut aviser la direction locale, et avisera le membre responsable du comité exécutif de Randstad Holding et/ou du comité de surveillance. Autrement, l’agent central de l’intégrité peut faire appel au comité de vérification du comité de surveillance de Randstad Holding.

Les plaintes relatives à un ou plusieurs membres du comité exécutif ou du comité surveillance de Randstad Holding traitées par l’agent local de l’intégrité de Randstad Holding.

Des mesures correctives appropriées seront prises lorsqu’elles seront justifiées dans le jugement de la personne ou l’organisme chargé de l’enquête.

Randstad s’attend à ce que tous les niveaux de direction au sein du Groupe Randstad traitent les signalements relatifs aux inconduites de manière sérieuse, confidentielle et expéditive, et n’exerce pas de représailles à l’endroit au plaignant. La direction est tenue de coopérer au cours de l’enquête.

Signalement de mauvaise foi

Le Groupe Randstad prend très au sérieux les allégations faites de mauvaise foi. Tout signalement fait de mauvaise foi par un employé sera considéré comme une violation des principes commerciaux de l’entreprise. Il se peut que le Groupe Randstad prenne des mesures supplémentaires, au besoin, à l’encontre du plaignant qui fait sciemment de fausses accusations ou agit avec une intention malveillante. Les mesures supplémentaires peuvent comprendre, entre autres, des mesures disciplinaires qui pourraient entraîner le licenciement de l’employé.

Protection, droits et obligations du plaignant

L’identité de tous les plaignants sera protégée dans la mesure du possible, et les représailles à l’endroit des plaignants de bonne foi ne seront en aucun cas tolérées. En particulier, le Groupe Randstad ne procédera pas au renvoi, à la rétrogradation, à la menace, au harcèlement ou à la discrimination de tout employé sur la base de toute mesure prise de bonne foi relativement au signalement d’inconduites qu’un employé croit fondées ou qui sont protégées par la loi applicable. Toutes représailles devraient immédiatement être déclarées à l’agent central de l’intégrité.

Le signalement d’une inconduite ne protège pas automatiquement les plaignants qui ont participé à l’inconduite des mesures disciplinaires qui y sont rattachées.

Si le plaignant n’est pas satisfait du suivi de la plainte et/ou du résultat de l’enquête, il peut déposer une plainte subséquente au moyen des voies appropriées. Lorsqu’il signale une inconduite, le plaignant doit continuer de respecter les obligations de confidentialité. Par conséquent, le plaignant doit éviter toute forme de publicité externe ou interne, sauf si cela constituerait une infraction aux lois locales qui exigent ou autorisent le signalement à l’autorité compétente.

Protection et droits de l’accusé

Lorsqu’une personne fait l’objet d’une enquête à la suite d’un signalement au moyen de cette procédure, elle en sera avisée. Généralement, Randstad avise cette personne dans les cinq jours ouvrables. Cette période peut être prolongée s’il y a un risque perçu de destruction de la preuve et/ou d’entrave à l’enquête.

Toute personne qui fait l’objet d’une enquête a le droit de répondre aux allégations et peut faire appel de toute conclusion ou décision défavorable.

Protection des données, protection de la vie privée et confidentialité

Les lois et les règlements en matière de protection des données relativement au traitement des données personnelles, y compris le droit d’accéder aux données ou de les corriger ou supprimer des données, doivent être respectés lorsqu’il y a une plainte ou une enquête.

Toutes les données personnelles relativement aux plaintes enregistrées seront confidentielles, et la vie privée du plaignant et de la personne faisant l’objet d’une enquête sera protégée, dans la mesure permise par la loi et conformément aux besoins de l’enquête.

Coordonnées et instructions

Le code d’accès pour le Canada est le 42102

Ligne téléphonique sans frais

Le plaignant compose le 1-866-818-1239; l’appel téléphonique est reçu par un système de réponse vocale. Le plaignant reçoit un numéro de cas unique après le signalement. Le fournisseur externe envoie ensuite une transcription mot pour mot de l’enregistrement vocal à l’agent local de l’intégrité du pays ou de l’entreprise concerné.

Afin de protéger l’anonymat de l’appelant, le fournisseur externe conserve l’enregistrement vocal et le détruit dès que l’agent local de l’intégrité confirme la réception de la transcription.

Au moyen du numéro de cas unique, l’agent local de l’intégrité peut laisser un message au plaignant afin de confirmer la réception de la plainte et, au besoin, des questions de vérification ou une conclusion. À la suite de la plainte initiale, l’agent local de l’intégrité s’efforcera d’envoyer une réponse dans les cinq jours ouvrables.

Le plaignant peut appeler de nouveau et au moyen du numéro de cas unique, il pourra entendre la réponse de l’agent local de l’intégrité. Le plaignant peut choisir de répondre aux questions immédiatement ou ultérieurement.

Formulaire de plainte en ligne

Le plaignant se rend sur le site www.speakupfeedback.eu/web/integrityatrandstad/ca, inscrit un message et reçoit un numéro de cas unique. Le fournisseur externe traduit le message et envoie la traduction ainsi qu’une copie du message Web à l’agent local de l’intégrité du pays ou de l’entreprise concerné.

Le plaignant peut se connecter au moyen du numéro de cas et pourra visualiser la réponse de l’agent local de l’intégrité. Le plaignant peut choisir de répondre aux questions immédiatement ou ultérieurement.